직장생활을 하다 보면 매일 또는 매주 같은 일을 반복하는 경우가 많습니다.
정해진 자료를 내려받아 엑셀에 옮기고, 같은 형식의 이메일을 작성하고, 여러 파일의 숫자를 하나의 보고서에 다시 입력하기도 합니다. 매월 비슷한 자료를 만들면서 파일명과 날짜만 바꾸는 경우도 있습니다.
하나하나는 5분이나 10분밖에 걸리지 않을 수 있습니다.
그래서 이 정도는 그냥 하면 되지라고 생각하기 쉽습니다.
하지만 하루 10분씩 반복되는 업무라면 한 달에 약 200분, 1년이면 상당한 시간이 됩니다. 여기에 비슷한 반복업무가 여러 개 있다면 실제로 사용하는 시간은 더 커집니다.
업무 효율을 높이려면 모든 일을 더 빨리 하는 것만 생각할 필요는 없습니다.
반복하고 있는 업무 중 하지 않아도 되는 일을 없애고, 꼭 해야 하는 일은 더 간단하게 만드는 것도 중요한 업무 개선 방법입니다.
이번 글에서는 직장인이 자신의 반복 업무를 찾아 실제 처리시간을 줄이는 방법을 단계별로 알아보겠습니다.
먼저 반복되는 업무가 무엇인지 찾아본다
반복 업무를 줄이려면 먼저 자신이 무엇을 반복하고 있는지 알아야 합니다.
매일 하는 일은 익숙하기 때문에 오히려 반복 업무라는 사실을 인식하지 못하는 경우가 있습니다.
예를 들어 다음과 같은 업무를 생각해볼 수 있습니다.
- 매일 같은 시스템에서 자료 내려받기
- 반복적으로 비슷한 이메일 보내기
- 매주 같은 형식의 보고서 작성하기
- 여러 파일의 숫자를 하나의 파일로 옮기기
- 매월 동일한 자료 요청하기
- 같은 내용을 여러 시스템에 입력하기
- 반복적으로 파일명과 날짜 변경하기
- 정기적으로 같은 항목 검토하기
일주일 정도 업무를 하면서 이 일을 지난번에도 했는데라는 생각이 드는 업무를 간단히 기록해보는 것도 좋습니다.
처음부터 모든 업무를 개선하려고 할 필요는 없습니다.
자주 반복되면서 시간이 많이 걸리는 업무부터 찾는 것이 효과적입니다.
반복되는 이유부터 확인한다
반복 업무라고 해서 모두 없앨 수 있는 것은 아닙니다.
법이나 회사 규정에 따라 반드시 해야 하는 확인 절차도 있고, 업무 특성상 매월 새로운 자료를 검토해야 할 수도 있습니다.
따라서 반복 업무를 발견했다면 먼저
왜 이 작업을 반복하고 있는가?
를 생각해봅니다.
예를 들어 매월 같은 숫자를 다른 엑셀 파일에 다시 입력하고 있다고 가정해보겠습니다.
그 이유가 시스템에서 필요한 형태로 자료를 제공하지 않기 때문일 수도 있습니다.
또는 예전부터 그렇게 해왔다는 이유만으로 현재도 같은 작업을 반복하고 있을 수도 있습니다.
이 둘은 해결방법이 다릅니다.
시스템의 한계 때문이라면 엑셀 함수나 데이터 연결 기능을 활용할 수 있는지 살펴볼 수 있습니다.
반면 특별한 이유 없이 과거 방식이 유지되고 있다면 해당 작업 자체가 필요한지 검토할 수 있습니다.
반복 업무를 줄이는 첫 단계는 방법을 바꾸기 전에 그 업무가 왜 존재하는지 확인하는 것입니다.
하지 않아도 되는 단계가 있는지 확인한다
업무 개선이라고 하면 새로운 프로그램이나 자동화부터 생각하기 쉽습니다.
하지만 가장 먼저 해야 할 것은 불필요한 업무를 없애는 것입니다.
예를 들어 자료를 시스템에서 내려받은 뒤
원본 저장 → 다른 파일에 복사 → 표 다시 작성 → 보고서에 숫자 입력
이라는 과정을 거치고 있다고 생각해보겠습니다.
이 과정에서 원본 데이터를 바로 보고서 작성용 파일에 활용할 수 있다면 중간의 복사나 표 작성 단계를 줄일 수 있습니다.
또 여러 사람이 확인하고 있지만 실제로는 같은 내용을 반복해서 확인하고 있는 경우도 있습니다.
이때는 다음과 같은 질문을 해볼 수 있습니다.
이 단계는 왜 필요한가?
이 작업을 하지 않으면 어떤 문제가 생기는가?
앞 단계나 다음 단계와 합칠 수 있는가?
같은 내용을 다른 곳에서도 확인하고 있지는 않은가?
자동화를 하기 전에 불필요한 절차부터 없애면 업무 구조 자체가 간단해집니다.
같은 자료를 여러 번 입력하고 있는지 살펴본다
반복 업무에서 많은 시간을 차지하는 작업 중 하나가 중복 입력입니다.
예를 들어 하나의 실적 숫자를
엑셀 관리대장에 입력하고, 보고서에 다시 입력하고, 별도의 시스템에도 입력하는 경우가 있습니다.
물론 각각 입력해야 하는 이유가 있을 수 있습니다.
하지만 원본 데이터를 활용할 방법이 있는데도 사람이 같은 숫자를 반복해서 입력하고 있다면 개선 가능성이 있습니다.
특히 직접 입력하는 횟수가 많아질수록 단순히 시간만 늘어나는 것이 아니라 오타가 발생할 가능성도 높아집니다.
따라서 반복적으로 숫자나 문자를 옮기는 업무가 있다면
기존 데이터를 그대로 가져올 수 없는가?
를 먼저 생각해보는 것이 좋습니다.
엑셀이라면 셀 참조나 함수 등을 이용할 수 있고, 사용하는 업무시스템에 데이터 내려받기나 불러오기 기능이 있는지도 확인할 수 있습니다.
자주 사용하는 문서는 양식으로 만들어둔다
매주 또는 매월 비슷한 문서를 작성하면서 지난달 파일을 찾아 복사한 뒤 내용을 지우고 다시 작성하는 경우가 있습니다.
이런 업무는 기본 양식을 하나 만들어두면 편리합니다.
예를 들어 매월 작성하는 실적보고서라면
- 제목
- 작성일
- 주요 실적
- 전월 대비 증감
- 특이사항
- 향후 일정
등 반복되는 기본 구조를 미리 만들어둘 수 있습니다.
다음 달에는 새로운 문서를 처음부터 작성하는 대신 양식을 복사하여 필요한 내용만 입력합니다.
이메일도 마찬가지입니다.
매월 같은 부서에 비슷한 자료를 요청한다면 기본 문구를 만들어두고 날짜, 자료명, 제출기한 등 필요한 부분만 변경할 수 있습니다.
다만 이전 파일을 그대로 복사할 때는 과거 날짜나 숫자가 남아 있지 않도록 주의해야 합니다.
따라서 양식을 만들 때는 매번 변경해야 하는 부분이 어디인지 쉽게 알아볼 수 있도록 구성하는 것이 좋습니다.
반복 업무의 처리 순서를 표준화한다
같은 업무인데도 할 때마다 처리 순서가 달라지면 불필요하게 다시 생각하는 시간이 생길 수 있습니다.
예를 들어 매월 보고서를 작성하면서
어떤 달에는 자료부터 취합하고, 다음 달에는 보고서 양식부터 만들고, 또 다른 달에는 전월 자료를 먼저 확인한다면 업무 흐름이 일정하지 않습니다.
반복 업무라면 기본적인 처리 순서를 정해두는 것이 좋습니다.
예를 들어
자료 요청 → 취합 → 누락 확인 → 데이터 검토 → 보고서 작성 → 최종 확인 → 제출
처럼 정할 수 있습니다.
순서를 정해두면 다음번 업무를 시작할 때
이번에는 무엇부터 해야 하지?
라고 다시 고민할 필요가 줄어듭니다.
특히 여러 단계를 거쳐야 하는 업무라면 체크리스트를 함께 사용하면 빠뜨리는 절차를 줄이는 데 도움이 됩니다.
엑셀로 줄일 수 있는 작업을 찾아본다
직장인의 반복 업무 중에는 엑셀로 처리하는 작업이 많습니다.
단순 계산이나 데이터 분류를 매번 직접 하고 있다면 기본적인 엑셀 기능만으로도 시간을 줄일 수 있습니다.
예를 들어 수백 개의 숫자를 계산기로 더하고 있다면 SUM 함수를 사용할 수 있습니다.
특정 조건에 해당하는 자료를 직접 찾아 세고 있다면 COUNTIF 같은 함수를 활용할 수 있습니다.
많은 데이터 중 필요한 자료만 확인하려면 필터 기능을 사용할 수 있습니다.
또 반복해서 같은 형식의 데이터를 정리한다면 피벗 테이블이나 다른 데이터 정리 기능이 도움이 될 수도 있습니다.
중요한 것은 어려운 함수를 많이 아는 것이 아닙니다.
자신의 업무 중
컴퓨터가 대신할 수 있는 단순 반복작업을 사람이 하고 있지는 않은가?
를 찾는 것이 먼저입니다.
하루에 5분을 줄여주는 간단한 함수 하나가 복잡하지만 거의 사용하지 않는 기능보다 실제 업무에서는 더 유용할 수 있습니다.
한 번에 처리할 수 있는 업무는 묶어본다
같은 종류의 작은 업무가 하루 동안 여러 번 발생한다면 가능한 범위에서 모아서 처리하는 방법도 있습니다.
예를 들어 긴급하지 않은 이메일 회신을 메일이 도착할 때마다 처리하면 하던 업무를 계속 중단하게 됩니다.
반면 오전과 오후에 일정 시간을 정해 한꺼번에 확인하면 업무 전환 횟수를 줄일 수 있습니다.
자료입력이나 간단한 검토 업무도 마찬가지입니다.
다만 모든 업무를 묶어서 처리할 수 있는 것은 아닙니다.
즉시 대응이 필요한 고객 문의나 긴급업무처럼 처리 시점이 중요한 업무는 별도로 대응해야 합니다.
따라서 업무를 묶을 때는
바로 처리하지 않아도 문제가 없는 업무인가?
를 먼저 판단하는 것이 좋습니다.
자동화는 업무가 정리된 뒤 검토한다
반복 업무를 줄이는 방법으로 자동화가 자주 언급됩니다.
실제로 일정한 규칙에 따라 반복되는 작업은 자동화를 통해 많은 시간을 줄일 수 있습니다.
하지만 복잡한 업무를 그대로 자동화하려고 하면 오히려 자동화 과정 자체가 어려워질 수 있습니다.
예를 들어 불필요한 7단계 업무를 그대로 자동화하기보다 먼저 4단계로 줄인 뒤 남은 반복작업을 자동화하는 편이 효율적일 수 있습니다.
따라서 순서를 다음과 같이 생각해볼 수 있습니다.
불필요한 업무 제거 → 절차 단순화 → 처리방식 표준화 → 반복되는 부분 자동화
자동화가 항상 최종 목표일 필요도 없습니다.
한 달에 한 번 5분 정도 걸리는 업무를 자동화하기 위해 몇 시간을 사용하는 것보다 직접 처리하는 편이 나을 수도 있습니다.
반대로 매일 30분씩 반복되는 업무라면 자동화에 시간을 투자할 가치가 커집니다.
결국 자동화 여부는 줄일 수 있는 시간과 자동화를 만드는 데 필요한 시간을 함께 고려해야 합니다.
개선 전후 시간을 비교해본다
업무방식을 바꿨다면 실제로 효과가 있었는지 확인하는 것이 좋습니다.
예를 들어 기존에 월간 보고서를 작성하는 데 3시간이 걸렸다고 가정해보겠습니다.
양식을 표준화하고 엑셀 함수를 적용한 뒤 2시간이 걸렸다면 매월 약 1시간을 줄인 것입니다.
1년에 12번 반복한다면 약 12시간을 절약할 수 있습니다.
반대로 새로운 방식을 적용했는데 처리시간이 거의 줄지 않고 오히려 관리해야 할 과정이 늘었다면 다시 검토할 필요가 있습니다.
업무 개선의 목적은 새로운 방법을 사용하는 것이 아닙니다.
실제로 업무시간이나 오류를 줄이는 것이 목적입니다.
따라서 가능하다면 개선 전후의 처리시간이나 작업 단계를 간단하게 비교해보는 것이 좋습니다.
반복 업무를 줄일 때 주의할 점
업무를 효율적으로 만들겠다고 해서 필요한 확인 절차까지 무조건 없애서는 안 됩니다.
특히 금액, 계약, 개인정보, 승인 등 중요한 내용이 포함된 업무는 효율성보다 정확성과 통제가 우선될 수 있습니다.
예를 들어 숫자를 자동으로 계산하도록 만들었다고 해도 최종 결과가 맞는지 확인하는 절차는 필요할 수 있습니다.
또 기존 업무방식을 변경하면 다른 사람의 업무에도 영향을 줄 수 있습니다.
내가 사용하는 파일의 구조를 바꿨는데 다른 부서가 그 파일을 이용해 후속 업무를 하고 있다면 예상하지 못한 문제가 발생할 수도 있습니다.
따라서 업무를 줄이거나 변경하기 전에
반드시 필요한 통제절차인가?
다른 사람이나 다음 업무에 영향을 주는가?
오류가 발생했을 때 확인할 방법이 있는가?
를 함께 생각하는 것이 좋습니다.
업무 효율화는 단순히 단계를 많이 없애는 것이 아니라 필요한 절차는 유지하면서 불필요한 작업을 줄이는 것입니다.
반복 업무는 작은 것부터 개선해도 효과가 있다
업무 개선이라고 하면 시스템을 새로 만들거나 복잡한 자동화를 해야 한다고 생각하기 쉽습니다.
하지만 실제로는 작은 변화부터 시작할 수 있습니다.
매번 작성하는 이메일의 기본 문구를 만들어두는 것, 자주 사용하는 엑셀 계산식을 저장해두는 것, 월간업무의 처리 순서를 체크리스트로 만드는 것도 모두 반복 업무를 줄이는 방법입니다.
우선 자신의 업무에서
자주 반복되는가?
시간이 많이 걸리는가?
실수가 자주 발생하는가?
라는 세 가지 기준으로 개선할 업무 하나를 찾아보는 것이 좋습니다.
그다음 바로 자동화하려고 하기보다
없앨 수 있는가 → 합칠 수 있는가 → 단순하게 만들 수 있는가 → 표준화할 수 있는가 → 자동화할 수 있는가
순서로 살펴봅니다.
이 과정을 반복하면 매일 당연하게 해왔던 업무에서도 생각보다 많은 개선점을 발견할 수 있습니다.
결국 반복 업무를 줄이는 가장 좋은 방법은 일을 무조건 빨리 처리하는 것이 아닙니다.
같은 결과를 얻기 위해 꼭 필요한 일만 남기고, 그 일을 가장 간단한 방법으로 처리하는 것입니다.
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