직장인이 알아두면 좋은 엑셀 기능 8가지｜업무에 바로 쓰는 엑셀 실무 기초

직장생활을 하다 보면 엑셀을 사용할 일이 생각보다 많습니다. 매출이나 비용을 정리하는 업무뿐만 아니라 직원 명단 관리, 일정 정리, 자료 취합, 실적 관리 등 다양한 업무에서 엑셀이 활용됩니다.

하지만 엑셀에는 워낙 많은 기능과 함수가 있어서 처음부터 모든 것을 배우려고 하면 오히려 어렵게 느껴질 수 있습니다.

실제 업무에서는 엑셀의 모든 기능을 알아야 하는 것은 아닙니다. 자주 사용하는 몇 가지 기능을 정확하게 익히는 것만으로도 반복 업무에 드는 시간을 크게 줄일 수 있습니다.

이번 글에서는 엑셀을 많이 사용해보지 않은 직장인을 기준으로 실제 업무에서 자주 사용하는 직장인 엑셀 기능 8가지를 정리해보겠습니다.

1. 엑셀 정렬 기능으로 필요한 자료를 빠르게 찾기

엑셀에서 가장 기본적이면서 활용도가 높은 기능 중 하나가 정렬입니다.

예를 들어 다음과 같은 직원 명단이 있다고 생각해보겠습니다.

이름	부서	입사일	근무기간
김○○	기획팀	2020-03-02	6년
이○○	재무팀	2018-07-01	8년
박○○	총무팀	2022-05-10	4년

이 자료를 입사일 순서대로 보고 싶다면 직접 행을 옮길 필요가 없습니다.

엑셀의 데이터 → 정렬 기능을 사용하여 입사일을 오래된 순서 또는 최근 순서로 정렬하면 됩니다.

숫자가 포함된 자료에서도 마찬가지입니다.

금액이 큰 순서, 실적이 높은 순서, 날짜가 빠른 순서 등 원하는 기준으로 데이터를 재배치할 수 있습니다.

다만 정렬할 때 한 열만 선택하면 다른 열의 데이터와 연결이 어긋날 수 있으므로 관련된 전체 데이터 범위를 함께 선택해서 정렬하는 것이 중요합니다.

정렬 버튼은 어디에 있을까?

상단 메뉴에서 다음 순서로 찾아가면 됩니다.

정렬할 표 안의 셀 선택 → 상단 [데이터] 탭 → [정렬 및 필터] → [정렬]

2. 필터 기능으로 원하는 데이터만 골라보기

직장인이 알아두면 좋은 엑셀 기능 중 정렬과 함께 자주 사용되는 것이 필터입니다.

정렬이 데이터의 순서를 바꾸는 기능이라면 필터는 조건에 맞는 데이터만 화면에 표시하는 기능입니다.

예를 들어 1,000건의 지출내역이 있다고 가정해보겠습니다.

이 중에서

재무팀 자료만 보고 싶다.

또는

100만원 이상 지출한 내역만 확인하고 싶다.

이런 경우 하나씩 찾아볼 필요가 없습니다.

필터를 설정한 다음 부서를 ‘재무팀’으로 선택하거나 금액 조건을 ‘1,000,000원 이상’으로 설정하면 해당 조건에 맞는 데이터만 확인할 수 있습니다.

특히 많은 양의 자료를 검토하는 업무에서는 필터 기능을 잘 활용하는 것만으로도 자료 확인 시간을 상당히 줄일 수 있습니다.

필터 버튼은 어디에 있을까?

표 안의 셀을 선택한 후 상단 메뉴에서 다음 순서로 이동합니다.

표 안의 셀 선택 → 상단 [데이터] 탭 → [정렬 및 필터] → [필터]

필터가 적용되면 제목 행에 ▼ 버튼이 생깁니다. 이 버튼을 눌러 원하는 항목이나 숫자 조건을 선택하면 됩니다.

3. 틀 고정으로 긴 엑셀 자료를 편하게 확인하기

엑셀 자료가 길어지면 첫 번째 행에 있는 항목명이 화면에서 사라지는 문제가 생깁니다.

예를 들어

일자 / 부서 / 거래처 / 금액 / 비고

라는 제목이 첫 번째 행에 있는데 데이터가 수백 줄이라면 아래로 내려갈수록 각 열이 무엇을 의미하는지 다시 확인해야 합니다.

이럴 때 사용하는 것이 틀 고정입니다.

엑셀 메뉴에서 틀 고정을 설정하면 특정 행이나 열을 화면에 계속 표시할 수 있습니다.

가장 많이 사용하는 것은 첫 행 고정입니다.

첫 번째 행에 항목명이 있다면 첫 행을 고정해두면 아래로 스크롤해도 항목명이 계속 화면에 나타납니다.

단순한 기능이지만 긴 자료를 자주 확인하는 직장인에게는 매우 유용한 엑셀 실무 기능입니다.

틀 고정 버튼은 어디에 있을까?

첫 번째 행을 고정하려면 다음 순서로 선택합니다.

상단 [보기] 탭 → [틀 고정] → [첫 행 고정]

첫 번째 열을 고정하고 싶다면 마지막 단계에서 **[첫 열 고정]**을 선택하면 됩니다.

4. SUM 함수로 숫자를 빠르게 합계하기

엑셀 함수를 처음 배우는 직장인이라면 가장 먼저 알아두면 좋은 것이 SUM 함수입니다.

SUM은 여러 셀의 숫자를 더하는 함수입니다.

예를 들어 B2부터 B10까지 금액의 합계를 계산한다면 다음과 같이 입력할 수 있습니다.

=SUM(B2:B10)

B2부터 B10까지의 숫자를 하나씩 더하지 않아도 자동으로 합계가 계산됩니다.

SUM 함수가 특히 유용한 이유는 원본 숫자가 바뀌면 합계도 자동으로 변경되기 때문입니다.

예를 들어 B5의 금액을 30만원에서 40만원으로 수정하면 SUM 함수가 적용된 합계도 자동으로 다시 계산됩니다.

월별 실적, 예산 집행액, 판매금액, 비용내역처럼 숫자를 다루는 업무에서는 기본적으로 알아두는 것이 좋습니다.

자동 합계 버튼은 어디에 있을까?

합계를 표시할 셀을 선택한 후 다음 순서로 이동합니다.

합계를 표시할 셀 선택 → 상단 [홈] 탭 → [편집] → [자동 합계(∑)] → Enter

또는 **[수식] 탭 → [자동 합계] → [합계]**를 이용해도 됩니다.

5. IF 함수로 조건에 따라 결과 표시하기

SUM 다음으로 알아두면 활용도가 높은 함수가 IF 함수입니다.

IF 함수는 특정 조건을 만족하는지에 따라 서로 다른 결과를 표시합니다.

예를 들어 직원별 교육 이수시간이 있고 10시간 이상이면 ‘이수’, 그렇지 않으면 ‘미이수’라고 표시하고 싶다고 가정해보겠습니다.

B2 셀에 교육시간이 있다면 다음과 같이 작성할 수 있습니다.

=IF(B2>=10,”이수”,”미이수”)

의미는 간단합니다.

B2가 10 이상이면 → 이수

그렇지 않으면 → 미이수

라고 표시하라는 뜻입니다.

IF 함수는 실적 달성 여부, 제출 여부, 기준금액 초과 여부처럼 조건에 따라 데이터를 구분해야 하는 업무에서 유용하게 사용할 수 있습니다.

IF 함수는 어디에서 찾을 수 있을까?

결과를 표시할 셀을 선택한 후 다음 순서로 이동합니다.

결과를 표시할 셀 선택 → 상단 [수식] 탭 → [논리] → [IF]

함수에 익숙해지면 메뉴를 찾는 것보다 셀에 =IF(를 직접 입력하는 편이 빠릅니다.

6. COUNTIF 함수로 조건에 맞는 데이터 개수 세기

엑셀 자료를 정리하다 보면 특정 조건에 해당하는 데이터가 몇 개인지 확인해야 하는 경우가 많습니다.

예를 들어 직원 100명의 교육 현황에서 ‘이수’한 직원이 몇 명인지 알고 싶다고 가정해보겠습니다.

이때 활용할 수 있는 것이 COUNTIF 함수입니다.

C2부터 C101까지 이수 여부가 입력되어 있다면 다음과 같이 작성할 수 있습니다.

=COUNTIF(C2:C101,”이수”)

그러면 해당 범위에서 ‘이수’라고 적힌 셀의 개수를 자동으로 계산합니다.

COUNTIF는 다음과 같은 업무에서도 활용할 수 있습니다.

완료된 업무 건수 확인
특정 부서 직원 수 확인
특정 거래처의 거래 건수 확인
미제출 자료 건수 확인
특정 상태에 해당하는 업무 수 확인

데이터를 단순히 정리하는 데서 끝나지 않고 현황을 집계할 때 유용한 엑셀 기능입니다.

COUNTIF 함수는 어디에서 찾을 수 있을까?

결과를 표시할 셀을 선택한 후 다음 순서로 이동합니다.

결과를 표시할 셀 선택 → 상단 [수식] 탭 → [함수 삽입] → 검색창에 COUNTIF 입력 → [이동] → [COUNTIF] 선택

COUNTIF 역시 익숙해지면 셀에 =COUNTIF(를 직접 입력하는 것이 편리합니다.

7. 조건부 서식으로 중요한 데이터를 눈에 띄게 만들기

숫자가 많은 엑셀 자료에서는 중요한 값을 눈으로 하나씩 찾기가 어렵습니다.

이럴 때 유용한 기능이 조건부 서식입니다.

예를 들어 예산 집행률이 90%를 넘은 항목을 별도로 확인해야 한다고 가정해보겠습니다.

직접 모든 숫자를 살펴보는 대신 조건부 서식을 이용하여 90% 이상인 셀만 자동으로 강조할 수 있습니다.

마찬가지로

특정 금액 이상
마감일이 지난 업무
중복된 값
평균보다 높은 실적
특정 문자가 포함된 셀

등을 자동으로 구분할 수 있습니다.

원본 데이터가 변경되면 표시도 함께 바뀌기 때문에 반복적으로 확인해야 하는 업무에서 특히 유용합니다.

다만 색상을 너무 많이 사용하면 오히려 중요한 정보가 무엇인지 알기 어려워질 수 있습니다. 따라서 실제 업무에서는 정말 확인해야 하는 조건에만 제한적으로 적용하는 것이 좋습니다.

조건부 서식 버튼은 어디에 있을까?

조건을 적용할 셀을 먼저 선택하고 다음 순서로 이동합니다.

셀 범위 선택 → 상단 [홈] 탭 → [조건부 서식] → [셀 강조 규칙] → 원하는 조건 선택

예를 들어 일정 금액보다 큰 숫자를 찾고 싶다면 마지막 단계에서 **[보다 큼]**을 선택해 기준값을 입력하면 됩니다.

8. 찾기와 바꾸기로 반복 수정 시간을 줄이기

엑셀 파일에서 같은 내용을 여러 번 수정해야 할 때 하나씩 찾아서 바꾸는 것은 비효율적입니다.

이럴 때 찾기 및 바꾸기 기능을 활용할 수 있습니다.

예를 들어 자료 전체에서

경영지원부

라는 명칭을

경영지원실

로 변경해야 한다고 가정해보겠습니다.

수백 개의 셀을 직접 찾아 수정하는 대신 찾기 및 바꾸기를 이용하면 한 번에 변경할 수 있습니다.

특히 많은 데이터를 다루는 업무에서는 간단하지만 매우 유용한 기능입니다.

다만 ‘모두 바꾸기’를 사용할 때는 주의해야 합니다.

원하지 않는 셀까지 변경될 가능성이 있기 때문에 중요한 자료에서는 먼저 찾기를 이용해 변경 대상이 맞는지 확인한 후 바꾸는 것이 안전합니다.

찾기 및 바꾸기 버튼은 어디에 있을까?

상단 메뉴에서는 다음 순서로 이동합니다.

상단 [홈] 탭 → [찾기 및 선택] → [바꾸기]

더 빠른 방법은 단축키입니다.

Ctrl + H → 찾을 내용 입력 → 바꿀 내용 입력 → [바꾸기] 또는 [모두 바꾸기]

엑셀 초보 직장인은 어떤 기능부터 배우는 것이 좋을까?

엑셀을 처음 배우면 VLOOKUP, XLOOKUP, 피벗테이블처럼 조금 더 복잡한 기능부터 공부해야 한다고 생각하기 쉽습니다.

하지만 실제 업무에서는 기본 기능을 정확하게 사용하는 것이 먼저입니다.

처음에는 다음 순서로 익혀보는 것을 추천합니다.

1단계: 정렬과 필터

많은 자료에서 필요한 데이터를 찾는 방법을 익힙니다.

2단계: 틀 고정과 찾기·바꾸기

자료를 편하게 검토하고 수정하는 방법을 익힙니다.

3단계: SUM

기본적인 숫자 계산을 익힙니다.

4단계: IF와 COUNTIF

조건에 따라 데이터를 분류하고 집계하는 방법을 익힙니다.

5단계: 조건부 서식

확인이 필요한 데이터를 자동으로 표시하는 방법을 익힙니다.

이 정도만 익숙하게 사용해도 단순한 자료 정리 업무는 훨씬 수월해질 수 있습니다.

그다음 VLOOKUP이나 XLOOKUP, SUMIF, 피벗테이블 같은 기능으로 범위를 넓혀가면 됩니다.

직장인 엑셀 실력은 어려운 함수를 많이 아는 것과 다르다

직장인에게 필요한 엑셀 실력은 복잡한 함수를 얼마나 많이 외우고 있는지로 결정되지 않습니다.

중요한 것은 현재 하고 있는 반복 업무를 엑셀 기능을 이용해 얼마나 정확하고 효율적으로 처리할 수 있는가입니다.

예를 들어 매번 500개의 데이터를 눈으로 찾아보고 있다면 필터 하나만 제대로 사용해도 업무시간을 줄일 수 있습니다. 여러 숫자를 계산기로 더하고 있다면 SUM 함수를 사용하는 것이 훨씬 정확합니다.

따라서 엑셀을 공부할 때는 기능을 무작정 많이 배우기보다 내 업무에서 반복적으로 하는 작업이 무엇인지 먼저 찾아보는 것이 좋습니다.

그 작업을 엑셀의 정렬, 필터, 함수, 조건부 서식 등으로 바꿀 수 있는지 하나씩 확인하다 보면 자연스럽게 엑셀 실무 능력도 향상됩니다.

또한 엑셀로 만든 자료를 다른 사람에게 전달할 때는 파일을 찾기 쉽도록 이름을 정하고 폴더를 체계적으로 관리하는 것도 중요합니다. 다음 글에서는 업무용 파일명과 폴더를 효율적으로 정리하는 방법을 자세히 살펴보겠습니다.