직장생활에서 회의는 빼놓기 어려운 업무 중 하나입니다.
새로운 사업을 논의하기도 하고, 진행 중인 업무의 문제를 해결하거나 여러 부서의 의견을 조율하기 위해 회의를 열기도 합니다.
하지만 회의가 끝난 뒤
그래서 무엇이 결정된 거지?
라는 생각이 드는 경우도 있습니다.
한 시간 동안 여러 이야기를 나눴지만 정작 필요한 결론을 내리지 못하고 다음 회의를 다시 잡기도 합니다.
이런 문제를 줄이기 위해서는 회의 진행 방법만큼 회의 전에 무엇을 준비했는지가 중요합니다.
회의의 목적이 명확하고 참석자가 필요한 정보를 미리 알고 있다면 회의시간을 중요한 논의에 집중해서 사용할 수 있습니다.
반대로 회의가 시작된 뒤 처음으로 자료를 확인하고 무엇을 결정해야 하는지 설명하기 시작하면 상황을 이해하는 데 많은 시간을 사용하게 됩니다.
이번 글에서는 직장인이 회의를 준비할 때 미리 확인하면 좋은 실무적인 방법을 알아보겠습니다.
회의를 잡기 전에 목적부터 한 문장으로 정리한다
회의를 준비할 때 가장 먼저 확인할 것은 날짜나 회의실이 아닙니다.
왜 이 회의를 해야 하는가를 먼저 생각해야 합니다.
예를 들어
신규 시스템 도입 관련 회의
라고만 정하면 무엇을 논의해야 하는지 범위가 넓습니다.
반면
신규 시스템 도입을 위한 세 가지 후보안을 비교하고 최종 도입안을 결정한다
라고 정하면 회의 목적이 훨씬 명확해집니다.
목적이 명확하면 어떤 자료가 필요한지, 누가 참석해야 하는지, 어떤 순서로 이야기해야 하는지도 정하기 쉬워집니다.
회의를 준비할 때는 먼저 다음 문장을 완성해보는 것이 좋습니다.
이번 회의가 끝나면 __________이 결정되거나 확인되어야 한다.
빈칸에 들어갈 내용을 명확하게 작성하기 어렵다면 회의 목적부터 조금 더 정리할 필요가 있습니다.
꼭 회의를 해야 하는지도 생각해본다
업무상 논의할 내용이 생겼다고 해서 반드시 회의를 열어야 하는 것은 아닙니다.
단순히 정보를 전달하기 위한 목적이라면 이메일이나 메신저가 더 효율적일 수 있습니다.
예를 들어 이미 결정된 업무일정을 여러 사람에게 알려주는 것이 목적이라면 굳이 모두가 한자리에 모일 필요가 없을 수 있습니다.
반대로 여러 부서의 의견을 동시에 조율해야 하거나 중요한 의사결정이 필요한 상황이라면 회의가 적합할 수 있습니다.
회의를 잡기 전에 다음을 생각해봅니다.
단순한 정보 전달인가?
여러 사람의 의견을 들어야 하는가?
의사결정이 필요한가?
실시간으로 질문과 답변을 주고받아야 하는가?
정보 전달만 필요하다면 다른 방법을 사용할 수 있는지 먼저 검토합니다.
회의를 효율적으로 하는 방법 중 하나는 필요하지 않은 회의를 만들지 않는 것입니다.
참석자는 회의 목적을 기준으로 정한다
회의 참석자가 많다고 항상 좋은 것은 아닙니다.
참석자가 많아지면 다양한 의견을 들을 수 있지만 일정 조정이 어려워지고 논의시간이 길어질 수도 있습니다.
따라서 참석자를 정할 때는 직급이나 관행보다 회의에서 어떤 역할이 필요한가를 생각하는 것이 좋습니다.
예를 들어 참석자는 다음과 같이 구분할 수 있습니다.
결정해야 하는 사람
관련 정보를 설명할 사람
실제 업무를 수행할 사람
결과를 공유받아야 하는 사람
회의에서 특별한 역할이 없고 결과만 알면 되는 사람이라면 회의 후 결정사항을 공유하는 방법도 있습니다.
반대로 실제 의사결정에 꼭 필요한 사람이 빠져 있다면 회의에서 결론을 내리지 못하고 다시 보고해야 할 수 있습니다.
따라서 회의를 잡을 때는 누구를 부를까?보다 **이 회의에서 누구의 판단과 정보가 필요한가?**를 먼저 생각하는 것이 좋습니다.
안건은 질문 형태로 만들어본다
회의 안건을
A사업 진행상황
예산
향후 일정
처럼 단어로만 작성하는 경우가 많습니다.
내용을 구분하는 데는 도움이 되지만 회의에서 무엇을 논의해야 하는지는 명확하지 않을 수 있습니다.
가능하다면 일부 안건을 질문이나 결정사항 형태로 만들어보는 것이 좋습니다.
예를 들어
A사업 진행상황
대신
A사업의 현재 지연 원인은 무엇이며 기존 일정 유지가 가능한가?
라고 정할 수 있습니다.
예산이라면
추가로 발생한 비용을 현재 예산 범위에서 처리할 수 있는가?
처럼 구체화할 수 있습니다.
안건이 구체적이면 참석자도 회의 전에 무엇을 생각해와야 하는지 알 수 있습니다.
회의자료는 설명보다 판단에 필요한 정보를 담는다
회의자료를 준비할 때 모든 내용을 자세하게 넣으려고 하면 자료가 지나치게 길어질 수 있습니다.
회의자료의 목적은 작성자가 조사한 내용을 모두 보여주는 것이 아니라 참석자가 논의하고 판단하는 데 필요한 정보를 제공하는 것입니다.
예를 들어 두 가지 방안 중 하나를 결정해야 하는 회의라면 각각의 방안을 길게 설명하기보다
비용
필요기간
장점
단점
예상되는 위험
등을 같은 기준으로 비교하는 것이 판단하기 쉽습니다.
숫자가 중요한 경우에는 비교 기준도 함께 표시합니다.
예를 들어
A안 예상비용: 5천만원
이라고만 적는 것보다
A안 예상비용: 5천만원 / 현재 예산 대비 1천만원 초과
라고 표시하면 의미를 바로 파악할 수 있습니다.
자료를 작성하면서
이 정보가 회의에서 어떤 판단을 하는 데 필요한가?
를 생각하면 불필요한 내용을 줄이는 데 도움이 됩니다.
자료는 가능하면 회의 전에 공유한다
회의가 시작된 뒤 처음으로 여러 페이지의 자료를 배포하면 참석자들은 내용을 읽는 데 시간을 사용하게 됩니다.
특히 숫자가 많거나 검토가 필요한 자료라면 회의시간 안에 내용을 충분히 파악하기 어려울 수 있습니다.
가능하다면 자료를 회의 전에 공유합니다.
이때 단순히 파일만 보내기보다 어떤 부분을 확인해오면 되는지 함께 알려주는 것이 좋습니다.
예를 들어
회의에서는 3페이지의 A안과 B안 중 추진방안을 결정할 예정이니 해당 부분을 미리 확인 부탁드립니다.
라고 전달할 수 있습니다.
참석자가 모든 자료를 자세하게 읽어야 하는 것은 아닙니다.
회의에서 중요한 부분이 어디인지 알려주면 준비 부담도 줄일 수 있습니다.
회의시간에 맞게 안건별 시간을 생각한다
회의 안건이 많다면 전체 회의시간만 정하지 말고 각 안건에 어느 정도 시간이 필요한지도 생각해보는 것이 좋습니다.
예를 들어 60분 회의라면
진행상황 공유 10분
주요 문제 논의 20분
대안 비교 20분
결정사항 및 후속 업무 확인 10분
처럼 대략적인 시간을 배분할 수 있습니다.
반드시 분 단위로 정확하게 지킬 필요는 없습니다.
중요한 것은 첫 번째 안건에 대부분의 시간을 사용해서 정작 중요한 의사결정을 하지 못하는 상황을 방지하는 것입니다.
특히 단순한 정보 공유와 실제 논의가 필요한 안건을 구분하면 시간을 배분하기 쉽습니다.
예상 질문을 미리 생각해본다
중요한 회의라면 참석자가 어떤 질문을 할지 미리 생각해보는 것이 좋습니다.
예를 들어 추가 예산이 필요한 안건이라면 다음과 같은 질문이 나올 수 있습니다.
왜 추가비용이 발생했는가?
현재 예산으로 처리할 수 없는가?
비용을 줄일 다른 방법은 없는가?
다른 방안을 선택하면 얼마가 필요한가?
추가비용이 앞으로도 발생할 가능성이 있는가?
이 질문들을 미리 생각해보면 필요한 근거자료를 준비할 수 있습니다.
모든 내용을 회의자료 본문에 넣을 필요는 없습니다.
질문이 나왔을 때 확인할 수 있도록 참고자료를 별도로 준비해두는 것만으로도 충분할 수 있습니다.
결정해야 할 사항을 미리 표시한다
회의자료에서 특히 중요한 부분은 오늘 무엇을 결정해야 하는가입니다.
자료가 아무리 잘 정리되어 있어도 참석자가 회의 목적을 다르게 이해하면 논의가 다른 방향으로 흘러갈 수 있습니다.
따라서 의사결정이 필요한 회의라면 자료에 별도로 표시하는 것이 좋습니다.
예를 들어
[결정 필요] A안과 B안 중 최종 추진방안 선택
또는
[확인 필요] 시행일을 10월 1일로 확정할 수 있는지 검토
처럼 작성할 수 있습니다.
이렇게 하면 회의를 진행하는 사람뿐 아니라 참석자도 어느 부분에서 결론을 내야 하는지 쉽게 알 수 있습니다.
온라인 회의라면 접속환경도 미리 확인한다
온라인 회의에서는 내용뿐 아니라 기술적인 준비도 필요합니다.
회의 시작 직전에 접속 링크가 잘못되었거나 화면 공유가 되지 않는 것을 발견하면 참석자 전체의 시간이 지연될 수 있습니다.
중요한 온라인 회의라면 미리 다음 내용을 확인합니다.
회의 링크가 정상적으로 열리는가
마이크와 카메라가 작동하는가
발표자료 화면 공유가 가능한가
외부 참석자의 접속 권한에 문제가 없는가
필요한 파일이 바로 열리는가
특히 처음 사용하는 화상회의 프로그램이라면 실제 회의 전에 한 번 접속해보는 것이 좋습니다.
발표자료도 필요한 페이지를 미리 열어두면 회의 중 파일을 찾는 시간을 줄일 수 있습니다.
회의 직전에 마지막으로 확인할 사항
회의 준비가 끝났다면 시작 전에 간단하게 최종 확인을 합니다.
복잡한 체크리스트가 없어도 다음 정도면 충분합니다.
회의 목적이 명확한가?
필요한 참석자가 모두 포함되어 있는가?
안건과 자료를 공유했는가?
결정해야 할 사항이 무엇인지 정리되어 있는가?
필요한 숫자와 근거자료가 준비되어 있는가?
회의실 또는 온라인 접속환경에 문제가 없는가?
여섯 가지 중 빠진 부분이 있다면 회의가 시작되기 전에 보완합니다.
좋은 회의 준비는 회의시간을 줄이는 데서 끝나지 않는다
회의 준비를 잘하면 회의시간을 줄이는 데 도움이 됩니다.
하지만 더 중요한 효과는 필요한 결론을 내릴 가능성이 높아진다는 것입니다.
회의 목적이 명확하면 불필요한 이야기를 줄일 수 있고, 필요한 참석자가 모두 있다면 추가 확인을 위해 회의를 다시 열 가능성도 줄어듭니다.
자료를 미리 공유하면 회의시간을 자료를 읽는 데 사용하지 않고 실제 논의에 집중할 수 있습니다.
또 결정사항을 미리 정리해두면 회의가 끝날 때 무엇을 확정해야 하는지도 명확해집니다.
회의를 준비할 때 가장 먼저 확인할 질문은 하나입니다.
이 회의가 끝났을 때 무엇이 결정되거나 확인되어 있어야 하는가?
여기에 대한 답이 명확하다면 참석자, 안건, 자료, 회의시간도 훨씬 쉽게 정할 수 있습니다.
효율적인 회의는 회의를 빠르게 끝내는 것이 아닙니다.
필요한 사람들이 필요한 정보를 가지고 모여 정해진 시간 안에 필요한 결론을 내리는 것이 좋은 회의의 기준입니다.
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