직장생활을 하다 보면 여러 업무가 한꺼번에 몰리는 날이 있습니다. 오전까지 제출해야 하는 자료가 있는데 이메일에는 새로운 요청이 들어오고, 회의 준비도 해야 하며, 중간에 예상하지 못한 업무까지 추가되기도 합니다.
이럴 때 눈앞에 보이는 업무부터 하나씩 처리하다 보면 하루 종일 바쁘게 일했는데도 정작 중요한 업무는 끝내지 못하는 경우가 생깁니다.
업무가 많을수록 필요한 것은 모든 일을 빨리 처리하는 능력보다 어떤 일을 먼저 해야 하는지 판단하는 능력입니다.
그렇다고 항상 마감일이 가장 가까운 업무부터 처리하는 것이 정답은 아닙니다. 업무의 중요도와 긴급도, 처리하는 데 필요한 시간, 다른 사람의 업무에 미치는 영향 등을 함께 고려해야 합니다.
이번 글에서는 일이 한꺼번에 몰렸을 때 활용할 수 있는 업무 우선순위 정하는 방법을 단계별로 알아보겠습니다.
1. 해야 할 업무를 먼저 한곳에 적는다
업무 우선순위를 정하려면 가장 먼저 현재 해야 할 일이 무엇인지 알아야 합니다.
머릿속으로만 업무를 기억하고 있으면 새로운 요청이 들어올 때마다 기존 업무를 놓치기 쉽습니다.
따라서 우선 해야 할 업무를 한곳에 적어봅니다.
예를 들어 오늘 해야 할 일이 다음과 같다고 가정해보겠습니다.
- 월간 보고서 작성
- 거래처 이메일 회신
- 오후 회의자료 준비
- 지난달 실적 확인
- 팀장 요청자료 작성
- 다음 주 회의 일정 확인
이 단계에서는 어떤 업무를 먼저 할지 고민하지 않아도 됩니다.
우선 해야 할 일을 머릿속에서 꺼내 한곳에 모으는 것이 중요합니다.
업무가 눈에 보이기 시작하면 각각의 중요도와 기한을 비교하기도 쉬워집니다.
2. 긴급한 업무와 중요한 업무를 구분한다
해야 할 업무를 모두 적었다면 다음으로 긴급도와 중요도를 구분합니다.
여기서 중요한 점은 긴급한 업무와 중요한 업무가 항상 같지는 않다는 것입니다.
예를 들어 한 시간 안에 회신해야 하는 간단한 자료 요청은 긴급하지만 회사의 중요한 의사결정에 영향을 미치는 업무는 아닐 수 있습니다.
반대로 다음 달 사업계획을 준비하는 업무는 오늘 당장 마감은 아니지만 장기적으로는 중요한 업무일 수 있습니다.
업무를 크게 네 가지로 구분해볼 수 있습니다.
중요하고 긴급한 업무
가장 먼저 처리해야 하는 업무입니다.
오늘 마감되는 중요한 보고서, 당일 회의에 필요한 핵심 자료, 즉시 대응하지 않으면 문제가 발생하는 업무 등이 해당할 수 있습니다.
중요하지만 긴급하지 않은 업무
당장 마감은 아니지만 미리 시간을 확보해야 하는 업무입니다.
사업계획 작성, 중요한 보고서 준비, 업무 개선 등 시간이 필요한 업무가 여기에 해당할 수 있습니다.
이런 업무를 계속 미루면 결국 마감 직전에 중요하고 긴급한 업무로 바뀔 수 있습니다.
긴급하지만 중요도가 상대적으로 낮은 업무
빠르게 처리할 수 있다면 일정 사이에 처리하고, 조직의 업무 방식에 따라 적절하게 분담할 수 있는지도 생각해볼 수 있습니다.
중요하지도 긴급하지도 않은 업무
정말 지금 해야 하는 일인지 다시 확인해볼 필요가 있습니다.
업무를 무조건 모두 처리하는 것보다 필요성이 낮은 작업을 줄이는 것도 업무시간을 관리하는 방법입니다.
3. 마감기한을 구체적으로 확인한다
업무의 중요도를 판단했다면 각각의 마감기한을 확인합니다.
이때 단순히
오늘까지
이번 주까지
정도로 생각하기보다 가능한 한 구체적으로 확인하는 것이 좋습니다.
예를 들어 같은 오늘 마감 업무라도
오전 11시까지 제출
과
오후 6시까지 제출
은 시작해야 하는 시간이 다릅니다.
업무 목록에 다음과 같이 기한을 함께 적어두면 비교하기 쉽습니다.
월간 보고서 작성 – 오후 3시
회의자료 준비 – 오후 1시
거래처 회신 – 오늘 중
다음 주 일정 확인 – 금요일까지
기한이 없는 업무라면 계속 뒤로 밀릴 가능성이 있습니다. 중요한 업무라면 스스로 처리 날짜를 정해두는 것도 좋습니다.
4. 업무에 필요한 시간을 예상한다
업무 우선순위를 정할 때 마감기한만큼 중요한 것이 예상 소요시간입니다.
예를 들어 금요일까지 끝내야 하는 업무가 두 개 있다고 가정해보겠습니다.
A 업무는 30분이면 끝낼 수 있지만 B 업무는 자료 취합과 검토까지 5시간이 필요합니다.
마감일은 같지만 B 업무는 훨씬 먼저 시작해야 합니다.
따라서 업무 목록에 예상시간을 함께 적어보는 것이 좋습니다.
월간 보고서 작성 – 2시간
이메일 회신 – 10분
회의자료 준비 – 1시간
실적 확인 – 30분
처음에는 실제 소요시간을 정확하게 예상하기 어려울 수 있습니다.
하지만 반복 업무의 경우 예상시간과 실제시간을 몇 번 비교하다 보면 점차 자신에게 필요한 시간을 파악할 수 있습니다.
5. 다른 사람의 업무를 기다리게 하는 일인지 확인한다
업무 우선순위는 내 일정만 보고 결정하기 어려운 경우가 있습니다.
내가 업무를 완료해야 다른 사람이 다음 단계를 시작할 수 있기 때문입니다.
예를 들어 내가 자료를 검토한 뒤 다른 부서에서 최종 보고서를 작성해야 한다고 가정해보겠습니다.
내 업무 자체는 20분밖에 걸리지 않더라도 검토가 늦어지면 다른 사람의 업무 전체가 지연될 수 있습니다.
반대로 혼자 처리하는 업무이고 마감까지 충분한 시간이 있다면 상대적으로 순서를 조정하기 쉽습니다.
따라서 업무의 우선순위를 판단할 때는
이 업무가 늦어지면 다른 사람의 업무도 멈추는가?
를 확인해보는 것이 좋습니다.
여러 부서가 순서대로 업무를 처리하는 경우라면 특히 중요한 기준이 될 수 있습니다.
6. 짧은 업무라고 무조건 먼저 처리하지 않는다
10분이면 끝나는 이메일 회신이나 간단한 자료 확인부터 처리하면 일을 많이 끝낸 것처럼 느껴질 수 있습니다.
실제로 짧은 업무를 먼저 처리하는 것이 효율적인 상황도 있습니다.
하지만 이것이 습관이 되면 중요한 업무를 계속 뒤로 미룰 수 있습니다.
예를 들어 오전에 2시간 정도 집중해서 작성해야 하는 보고서가 있는데 작은 업무 10개부터 처리한다고 생각해보겠습니다.
이메일을 확인하고 간단한 요청에 대응하는 동안 새로운 업무가 계속 들어오면 정작 보고서를 시작하는 시간이 오후로 밀릴 수 있습니다.
따라서 짧은 업무인지보다 오늘 반드시 끝내야 하는 핵심 업무인지를 먼저 판단하는 것이 좋습니다.
작은 업무는 중요한 업무 사이의 짧은 시간에 묶어서 처리하는 방법도 있습니다.
7. 하루의 핵심 업무는 2~3개 정도로 정한다
해야 할 일이 15개라고 해서 15개 모두를 오늘의 최우선 업무로 정할 수는 없습니다.
모든 업무가 중요하면 사실상 우선순위가 없는 것과 비슷합니다.
따라서 하루를 시작할 때
오늘 반드시 끝내야 할 업무는 무엇인가?
를 생각해보고 핵심 업무를 2~3개 정도 정해보는 것이 좋습니다.
예를 들어 다음과 같습니다.
오늘의 핵심 업무
- 오후 1시 회의자료 완성
- 월간 보고서 초안 작성
- 팀장 요청자료 제출
그다음 나머지 업무를 핵심 업무 사이에 배치합니다.
핵심 업무를 정하면 예상하지 못한 요청이 들어왔을 때도 기존 업무와 비교해 우선순위를 판단하기 쉬워집니다.
8. 큰 업무는 작은 단계로 나눈다
‘보고서 작성’처럼 규모가 큰 업무는 하나의 할 일로 적어두면 어디서부터 시작해야 할지 막막할 수 있습니다.
이럴 때는 업무를 실제 행동 단위로 나누는 것이 좋습니다.
예를 들어 월간 보고서 작성이라면 다음과 같이 나눌 수 있습니다.
① 부서별 자료 취합
② 누락자료 확인
③ 전월 실적과 비교
④ 주요 증감원인 확인
⑤ 보고서 초안 작성
⑥ 숫자와 첨부자료 검토
이렇게 나누면 전체 업무가 끝나지 않았더라도 현재 어느 단계까지 진행했는지 알 수 있습니다.
또 30분 정도의 시간이 생겼을 때 전체 보고서를 완성하려고 하기보다 누락자료 확인처럼 일부 단계를 먼저 처리할 수도 있습니다.
9. 예상하지 못한 업무를 위한 시간을 남겨둔다
아침부터 퇴근시간까지 업무계획을 빈틈없이 세우면 계획대로 진행되기 어렵습니다.
직장에서는 갑작스러운 자료 요청, 전화, 회의, 수정사항 등 예상하지 못한 업무가 발생하기 때문입니다.
예를 들어 하루에 실제 사용할 수 있는 시간이 8시간이라고 해서 8시간 분량의 업무를 모두 계획해두면 30분짜리 긴급업무 하나만 생겨도 전체 일정이 밀릴 수 있습니다.
따라서 일정에는 어느 정도 여유시간을 남겨두는 것이 좋습니다.
예상하지 못한 일이 발생하지 않는다면 그 시간을 미뤄둔 업무나 다음 날 업무를 미리 처리하는 데 사용할 수 있습니다.
업무계획의 목적은 시간을 빈틈없이 채우는 것이 아니라 중요한 업무를 마감 안에 안정적으로 끝내는 것입니다.
10. 업무 우선순위는 하루 중에도 다시 조정한다
아침에 정한 업무 순서를 하루 종일 그대로 지켜야 하는 것은 아닙니다.
업무환경은 계속 바뀔 수 있습니다.
오후에 예정되어 있던 회의가 취소될 수도 있고, 내일 제출할 예정이던 자료가 갑자기 오늘 필요해질 수도 있습니다.
새로운 업무가 들어왔다면 무조건 기존 업무를 중단하기보다 먼저 비교해봅니다.
얼마나 중요한가?
언제까지 해야 하는가?
얼마나 시간이 걸리는가?
늦어지면 다른 업무에 어떤 영향을 주는가?
이 네 가지를 확인하면 새로 들어온 업무를 어디에 배치할지 판단하기 쉬워집니다.
업무 우선순위를 잘 정한다는 것은 처음 세운 계획을 완벽하게 지키는 것이 아니라 상황이 바뀌었을 때 무엇을 먼저 해야 하는지 다시 판단할 수 있다는 것에 가깝습니다.
업무 우선순위를 정할 때 기억하면 좋은 기준
일이 많을 때는 모든 업무가 급하게 느껴질 수 있습니다.
이럴수록 눈앞에 보이는 일부터 처리하기보다 한 번 전체 업무를 확인하고 순서를 정하는 것이 좋습니다.
업무 우선순위를 판단할 때는 다음 네 가지를 기억하면 편리합니다.
중요도 – 이 업무가 얼마나 중요한가?
긴급도 – 언제까지 해야 하는가?
소요시간 – 완료하려면 얼마나 시간이 필요한가?
업무 영향 – 이 일이 늦어지면 다른 사람이나 다음 업무도 지연되는가?
여기에 오늘 반드시 끝내야 하는 핵심 업무를 2~3개 정하면 하루 업무의 중심을 잡기가 훨씬 쉬워집니다.
처음부터 완벽하게 우선순위를 정할 필요는 없습니다. 실제로 업무를 해보면서 예상시간과 실제시간을 비교하고, 자주 발생하는 긴급업무가 무엇인지 확인하다 보면 자신에게 맞는 기준을 만들 수 있습니다.
결국 업무 우선순위를 정하는 목적은 더 많은 일을 하루에 집어넣는 것이 아닙니다.
한정된 업무시간을 정말 중요한 일에 먼저 사용하는 것입니다.
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