직장생활에서는 혼자서 모든 업무를 처리할 수 없습니다. 다른 부서에서 자료를 받아야 할 때도 있고, 동료에게 내용을 확인해달라고 요청하거나 특정 업무에 대한 협조를 구해야 할 때도 있습니다.
그런데 같은 업무를 요청하더라도 전달하는 방법에 따라 상대방이 느끼는 어려움은 크게 달라질 수 있습니다.
예를 들어 자료 부탁드립니다라는 메시지를 받았다고 생각해보겠습니다.
어떤 자료가 필요한지, 언제까지 필요한지, 어떤 형태로 보내야 하는지 알 수 없다면 요청을 받은 사람은 다시 질문해야 합니다.
반대로 필요한 내용과 기한이 명확하게 정리되어 있다면 상대방도 자신의 업무일정을 고려해 처리하기가 쉬워집니다.
업무 요청을 잘한다는 것은 단순히 정중하게 부탁하는 것을 의미하지 않습니다. 상대방이 추가로 질문하지 않아도 무엇을 어떻게 해야 하는지 이해할 수 있도록 정보를 전달하는 것이 중요합니다.
이번 글에서는 이메일, 메신저, 대면 요청 등 다양한 상황에서 활용할 수 있는 업무 요청 방법을 알아보겠습니다.
무엇을 요청하는지 먼저 명확하게 한다
업무 요청에서 가장 중요한 것은 상대방이 내가 무엇을 해야 하지?라는 생각을 하지 않도록 하는 것입니다.
예를 들어
지난번에 말씀드린 자료 부탁드립니다.
라고 요청하면 서로 충분히 알고 있는 상황에서는 문제가 없을 수 있습니다.
하지만 여러 업무를 동시에 진행하고 있거나 시간이 지난 뒤 메시지를 확인한다면 어떤 자료인지 다시 확인해야 할 수 있습니다.
다음과 같이 구체적으로 작성하면 이해하기 쉽습니다.
6월 부서별 매출실적 자료를 부탁드립니다.
조금 더 구체적으로 작성한다면
6월 부서별 매출액과 전월 대비 증감액이 포함된 자료를 부탁드립니다.
라고 할 수 있습니다.
요청을 받은 사람이 무엇을 준비해야 하는지 바로 알 수 있는 정도로 설명하는 것이 좋습니다.
요청하는 이유를 함께 알려준다
업무를 요청하면서 반드시 긴 배경설명을 할 필요는 없습니다.
하지만 왜 필요한 자료인지 간단하게 알려주면 상대방이 업무의 중요도와 필요한 수준을 판단하는 데 도움이 됩니다.
예를 들어
월간 보고서 작성을 위해 6월 매출실적 자료를 요청드립니다.
라고 작성할 수 있습니다.
이 한 문장만으로도 상대방은 왜 자료가 필요한지 알 수 있습니다.
요청 목적을 알면 어떤 자료를 보내야 하는지도 판단하기 쉬워집니다.
예를 들어 단순한 참고자료가 필요한 것인지, 최종 보고서에 들어갈 정확한 숫자가 필요한 것인지에 따라 자료를 준비하는 방식이 달라질 수 있습니다.
다만 요청 이유를 설명한다고 해서 업무의 전체 배경을 길게 작성할 필요는 없습니다.
상대방이 요청의 목적을 이해할 수 있을 정도로만 간단하게 설명하는 것이 좋습니다.
필요한 기한을 정확하게 전달한다
업무 요청에서 빠뜨리기 쉬운 것이 기한입니다.
가능한 빨리 부탁드립니다.
시간 되실 때 부탁드립니다.
같은 표현은 상황에 따라 편하게 사용할 수 있지만 중요한 업무에서는 처리 시점을 판단하기 어렵게 만들 수 있습니다.
요청하는 사람은 오늘 중이라고 생각하고 있는데 요청받은 사람은 이번 주 안이라고 생각할 수도 있습니다.
따라서 기한이 있는 업무라면 가능한 한 구체적으로 전달하는 것이 좋습니다.
6월 5일 오후 3시까지 부탁드립니다.
또는
금요일 오전 회의자료에 반영해야 해서 목요일까지 부탁드립니다.
처럼 작성할 수 있습니다.
특히 특정 시간까지 필요한 이유가 있다면 함께 알려주는 것도 좋습니다.
상대방도 자신의 다른 업무와 비교해 우선순위를 정하기 쉬워집니다.
원하는 결과물의 형태도 알려준다
자료를 요청할 때 내용만큼 중요한 것이 어떤 형태로 필요한가입니다.
예를 들어 같은 실적자료라도 엑셀 원본이 필요할 수도 있고, 최종 숫자만 이메일로 회신받으면 되는 경우도 있습니다.
이 부분이 명확하지 않으면 상대방이 PDF로 보낸 자료를 다시 엑셀로 요청해야 하는 상황이 생길 수 있습니다.
예를 들어 다음과 같이 요청할 수 있습니다.
첨부한 엑셀 양식에 작성하여 회신 부탁드립니다.
별도 파일은 필요 없으며 총액만 이메일 본문으로 알려주시면 됩니다.
기존 보고서 양식을 그대로 사용해 수정해주시면 됩니다.
원하는 형태가 정해져 있다면 처음 요청할 때 알려주는 것이 서로의 시간을 줄이는 방법입니다.
상대방이 해야 할 일을 한눈에 보이게 작성한다
여러 가지 내용을 한 번에 요청해야 한다면 긴 문장 하나로 작성하기보다 항목을 나누는 것이 좋습니다.
예를 들어 다음과 같습니다.
월간 실적보고서 작성을 위해 다음 자료를 요청드립니다.
- 6월 부서별 매출실적
- 전월 대비 주요 증감원인
- 7월 예상실적
회신기한: 7월 3일 오후 3시
이렇게 작성하면 요청을 받은 사람은 필요한 항목을 한눈에 확인할 수 있습니다.
반대로 긴 문단 안에 여러 요청사항을 섞어놓으면 일부 항목을 놓칠 가능성이 있습니다.
특히 요청사항이 세 가지 이상이라면 글머리표나 번호를 이용해 구분하는 것이 좋습니다.
상대방이 이미 알고 있다고 가정하지 않는다
같은 팀에서 오랫동안 함께 일하면 업무의 배경이나 사용하는 용어를 서로 잘 알고 있을 수 있습니다.
하지만 다른 부서나 처음 함께 일하는 사람에게 업무를 요청할 때는 상황이 다릅니다.
예를 들어
지난번과 같은 방식으로 작성해주세요.
라고 요청했는데 상대방이 지난번 업무를 담당하지 않았다면 무엇을 의미하는지 알 수 없습니다.
이런 경우에는
첨부한 지난달 자료와 같은 형식으로 작성해주세요.
처럼 기준을 함께 제공하는 것이 좋습니다.
또 조직 내부에서 사용하는 약어나 업무용어도 상대방이 알고 있는지 생각해볼 필요가 있습니다.
업무 요청에서는 내가 알고 있는 내용을 상대방도 당연히 알고 있을 것이라고 생각하지 않는 것이 중요합니다.
긴급한 요청이라면 이유도 함께 설명한다
업무를 하다 보면 예상하지 못한 상황 때문에 급하게 협조를 요청해야 할 때가 있습니다.
이때 단순히
급합니다. 빨리 부탁드립니다.
라고 전달하기보다 왜 급한지 알려주는 것이 좋습니다.
예를 들어
오늘 오후 4시 긴급회의에서 확인이 필요한 자료라 가능하시다면 오후 2시까지 부탁드립니다.
라고 설명할 수 있습니다.
상대방은 요청의 배경을 알고 자신의 업무 중 무엇을 먼저 처리할지 판단할 수 있습니다.
다만 모든 요청을 긴급, 중요라고 표현하는 것은 피하는 것이 좋습니다.
정말 긴급한 상황과 일반적인 요청을 구분하기 어려워지기 때문입니다.
상대방의 업무시간도 고려한다
내가 자료를 받아야 하는 시간이 오후 3시라고 해서 오후 2시에 요청해도 충분한 것은 아닙니다.
자료를 준비하는 데 2시간이 필요한 업무라면 애초에 현실적으로 처리하기 어려운 요청이 됩니다.
따라서 업무를 요청할 때는 내가 필요한 시점에서 상대방의 작업시간을 거꾸로 계산해보는 것이 좋습니다.
특히 여러 부서에 자료를 요청하고 다시 취합해야 하는 업무라면 충분한 시간을 확보해야 합니다.
예를 들어 최종 보고서 제출일이 금요일이라면 목요일 오후에 자료를 요청하기보다 자료 검토와 수정에 필요한 시간을 고려해 화요일이나 수요일에 요청할 수 있습니다.
좋은 업무 요청은 내가 원하는 기한을 전달하는 것에서 끝나지 않습니다.
상대방이 실제로 그 기한 안에 처리할 수 있는 요청인지 생각하는 것도 중요합니다.
수정 요청은 무엇이 달라져야 하는지 알려준다
이미 받은 자료를 수정해달라고 요청해야 할 때도 있습니다.
이때
내용 수정해주세요.
라고만 전달하면 상대방은 어떤 부분을 어떻게 고쳐야 하는지 다시 확인해야 합니다.
가능하면 수정해야 하는 위치와 내용을 구체적으로 알려주는 것이 좋습니다.
예를 들어
2페이지 실적표의 6월 매출액을 수정된 자료 기준으로 변경해주세요.
또는
보고서 첫 문단에서 추진배경보다 주요 결과가 먼저 나오도록 순서를 변경해주세요.
처럼 전달할 수 있습니다.
수정사항이 여러 개라면
1. 2페이지 매출액 수정
2. 3페이지 그래프 단위 변경
3. 마지막 페이지 향후 일정 추가
처럼 나누어 전달하면 누락을 줄일 수 있습니다.
업무 요청을 받은 사람의 입장에서 한 번 읽어본다
이메일이나 메신저로 중요한 요청을 보낼 때는 전송하기 전에 짧게 다시 읽어보는 것이 좋습니다.
이때 요청하는 사람의 입장이 아니라 처음 메시지를 받는 사람의 입장에서 확인합니다.
다음 네 가지 질문을 해보면 좋습니다.
무엇을 해야 하는지 알 수 있는가?
왜 필요한지 알 수 있는가?
언제까지 해야 하는지 알 수 있는가?
어떤 형태로 전달해야 하는지 알 수 있는가?
이 네 가지가 모두 명확하다면 추가적인 질문 없이 업무를 진행할 가능성이 높아집니다.
특히 여러 사람에게 동시에 자료를 요청하는 경우에는 이 과정이 더욱 중요합니다.
요청내용이 모호하면 사람마다 서로 다른 형태의 자료를 보내올 수 있기 때문입니다.
업무 요청은 정중함과 명확함이 함께 필요하다
업무를 요청할 때는 상대방에게 부탁하는 상황이기 때문에 정중한 표현을 사용하는 것이 중요합니다.
하지만 정중하게 작성하려다 요청사항 자체가 모호해져서는 안 됩니다.
예를 들어
바쁘시겠지만 가능하실 때 관련 자료를 한번 확인해주시면 감사하겠습니다.
라는 문장은 정중하지만 무엇을 언제까지 해야 하는지 명확하지 않을 수 있습니다.
다음과 같이 작성할 수 있습니다.
바쁘시겠지만 월간 보고서 작성을 위해 6월 실적자료를 7월 3일 오후 3시까지 회신해주시면 감사하겠습니다.
정중한 표현을 유지하면서도 요청내용과 기한을 정확하게 전달할 수 있습니다.
업무 요청에서는 예의와 구체성 중 하나를 선택하는 것이 아니라 두 가지를 함께 갖추는 것이 좋습니다.
좋은 업무 요청은 상대방의 확인 시간을 줄인다
업무 요청을 잘하는 사람은 단순히 부탁을 잘하는 사람이 아닙니다.
상대방이 메시지를 받은 뒤
무슨 자료지?
언제까지 해야 하지?
어떤 형태로 보내야 하지?
라고 다시 질문하지 않아도 되도록 필요한 정보를 미리 전달하는 사람에 가깝습니다.
이를 위해 업무를 요청할 때 다음 네 가지를 기억하면 좋습니다.
무엇을 요청하는가
왜 필요한가
언제까지 필요한가
어떤 형태로 필요한가
여기에 상대방이 실제로 업무를 처리하는 데 필요한 시간까지 고려한다면 요청과 협업이 훨씬 원활해질 수 있습니다.
업무 요청의 목적은 내가 원하는 일을 상대방에게 넘기는 것이 아닙니다.
상대방이 필요한 내용을 정확하게 이해하고 업무를 원활하게 이어갈 수 있도록 만드는 것이 좋은 업무 요청의 핵심입니다.
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