직장에서는 하나의 업무만 처리하는 경우가 많지 않습니다.
이번 주까지 제출해야 하는 보고서를 작성하면서 다음 주 회의를 준비하고, 매월 정해진 날짜에 처리해야 하는 정기업무도 함께 진행합니다. 그 사이 갑자기 새로운 업무가 추가되기도 합니다.
업무가 많아지면 모든 일정을 머릿속으로 기억하기 어려워집니다.
특히 이번 주 안에 하면 된다고 생각했던 업무가 여러 개 겹치면 마감 직전에 일이 몰리거나 중요한 일정을 놓칠 수 있습니다.
업무 일정 관리는 단순히 달력에 마감일을 적어두는 것만을 의미하지 않습니다.
언제까지 끝내야 하는지를 기준으로 언제 시작하고, 중간에 무엇을 확인해야 하는지까지 관리하는 것이 중요합니다.
이번 글에서는 여러 업무를 동시에 진행하면서도 마감일을 놓치지 않기 위한 직장인의 업무 일정 관리 방법을 알아보겠습니다.
업무가 생기는 순간 일정을 기록한다
업무 일정 관리에서 가장 기본적인 원칙은 나중에 기록하려고 하지 않는 것입니다.
회의 중 다음 주까지 자료를 준비해달라는 요청을 받았는데
회의 끝나고 일정에 넣어야지
라고 생각할 수 있습니다.
하지만 회의가 끝난 뒤 다른 업무를 시작하면 그대로 잊어버릴 수도 있습니다.
따라서 마감일이 있는 업무를 받았다면 가능한 한 바로 기록하는 것이 좋습니다.
예를 들어
8월 31일 – 월간 실적자료 제출
처럼 일정에 등록합니다.
정확한 시간이 있다면 시간도 함께 적습니다.
8월 31일 오후 2시 – 월간 실적자료 제출
업무를 요청받았는데 기한이 명확하지 않다면 필요한 경우 그 자리에서 확인하는 것도 좋습니다.
일정을 관리하는 첫 단계는 기억력을 높이는 것이 아니라 기억해야 할 일을 외부에 기록하는 것입니다.
일정은 한곳에서 확인할 수 있게 만든다
업무 일정을 여러 곳에 기록하면 각각의 일정은 잘 적어두었더라도 전체 업무를 파악하기 어려울 수 있습니다.
예를 들어 회의 일정은 캘린더에 있고, 보고서 마감일은 수첩에 있으며, 자료 제출기한은 이메일에만 남아 있다고 생각해보겠습니다.
각각을 찾아보면 알 수 있지만 오늘 무엇을 해야 하는지 한눈에 확인하기 어렵습니다.
반드시 모든 정보를 하나의 프로그램에 저장할 필요는 없습니다.
다만 최종적으로 중요한 일정을 확인하는 기준이 되는 장소를 하나 정해두는 것이 좋습니다.
회사에서 사용하는 일정관리 프로그램이나 캘린더를 활용할 수도 있고 개인 업무용 일정표를 만들 수도 있습니다.
중요한 것은 업무를 시작할 때
오늘과 이번 주에 어떤 마감이 있지?
라는 질문에 한곳을 확인하면 답을 얻을 수 있어야 한다는 것입니다.
최종 마감일만 적지 않는다
업무 일정 관리에서 흔히 하는 방법은 최종 제출일만 기록하는 것입니다.
예를 들어
9월 10일 – 보고서 제출
이라고 적어둡니다.
간단한 업무라면 충분할 수 있습니다.
하지만 여러 단계를 거쳐야 하는 업무라면 최종 마감일만으로는 부족할 수 있습니다.
보고서를 제출하기 전에
자료 요청 → 자료 취합 → 검토 → 초안 작성 → 내부 확인 → 수정 → 최종 제출
과정을 거쳐야 한다면 각 단계에 필요한 시간이 있기 때문입니다.
최종 제출일만 보고 있다가 9월 9일에 업무를 시작하면 자료를 받거나 수정할 시간이 부족할 수 있습니다.
따라서 일정이 긴 업무일수록 중간에 반드시 완료해야 하는 단계도 일정에 포함하는 것이 좋습니다.
마감일부터 거꾸로 계산한다
업무 일정을 잡을 때는 시작일부터 생각하는 방법도 있지만, 마감일이 정해져 있다면 마감일부터 역산하는 방식이 유용합니다.
예를 들어 9월 10일까지 보고서를 제출해야 한다고 가정해보겠습니다.
업무에 필요한 시간을 거꾸로 계산합니다.
9월 10일 – 최종 제출
9월 9일 – 최종 수정 및 검토
9월 8일 – 내부 의견 반영
9월 7일 – 초안 작성
9월 4일 – 자료 취합 완료
9월 1일 – 관련 부서 자료 요청
이렇게 하면 언제부터 업무를 시작해야 하는지 알 수 있습니다.
특히 다른 사람에게 자료를 받아야 하거나 상사의 검토가 필요한 업무라면 내가 직접 작업하는 시간만 계산해서는 안 됩니다.
다른 사람이 업무를 처리하는 데 필요한 시간까지 일정에 포함해야 합니다.
실제 마감일보다 나만의 마감일을 앞당긴다
모든 업무가 계획대로 진행되는 것은 아닙니다.
자료가 늦게 도착할 수도 있고, 보고서를 제출하기 직전에 수정 요청을 받을 수도 있습니다.
따라서 중요한 업무는 공식 마감일과 자신의 내부 마감일을 다르게 정하는 방법을 사용할 수 있습니다.
예를 들어 공식 제출일이 금요일이라면
목요일 오후까지 최종본 완성
을 자신의 마감일로 정합니다.
그러면 금요일 오전에는 마지막 검토와 예상하지 못한 수정에 대응할 수 있습니다.
다만 모든 업무의 마감일을 지나치게 앞당길 필요는 없습니다.
업무의 중요도와 수정 가능성을 고려해 여유시간을 정하는 것이 좋습니다.
특히 여러 사람의 검토가 필요한 보고서나 외부 제출자료는 일정에 여유를 두는 것이 도움이 됩니다.
큰 업무는 중간 일정을 만든다
한 달 동안 진행되는 업무를 일정표에
9월 30일 – 프로젝트 완료
라고만 적어두면 현재 어느 정도 진행되어야 하는지 판단하기 어렵습니다.
큰 업무는 중간 일정을 만들어 관리하는 것이 좋습니다.
예를 들어
1주차 – 자료 조사
2주차 – 초안 작성
3주차 – 검토 및 수정
4주차 – 최종 확인 및 제출
처럼 나눌 수 있습니다.
더 구체적인 관리가 필요하다면 날짜를 지정합니다.
9월 5일까지 자료조사 완료
9월 12일까지 초안 작성
9월 19일까지 내부 검토
9월 26일까지 수정 완료
중간 일정이 있으면 최종 마감일이 아직 멀리 남아 있더라도 업무가 지연되고 있는지 빨리 확인할 수 있습니다.
다른 사람의 일정도 함께 고려한다
업무 일정은 혼자만의 계획으로 끝나지 않는 경우가 많습니다.
다른 부서에서 자료를 받아야 하거나 상사의 검토를 거쳐야 할 수도 있습니다.
예를 들어 내가 금요일까지 보고서를 제출해야 하는데 목요일 오후에 다른 부서에 자료를 요청한다면 상대방에게 충분한 시간이 없을 수 있습니다.
또 금요일 오전에 상사의 검토가 필요하지만 그날 상사가 외부 일정으로 자리를 비운다면 계획대로 진행하기 어렵습니다.
따라서 협업이 필요한 업무에서는
내가 언제까지 해야 하는가
뿐 아니라
상대방은 언제까지 무엇을 해야 하는가
도 함께 생각해야 합니다.
가능하다면 요청할 때 필요한 기한을 명확하게 전달하고, 중요한 일정은 미리 공유하는 것이 좋습니다.
일정에 업무시간까지 확보한다
캘린더에 마감일을 적어두었다고 해서 실제로 업무를 할 시간이 자동으로 생기는 것은 아닙니다.
예를 들어 금요일까지 3시간 정도 필요한 보고서를 제출해야 하는데 월요일부터 목요일까지 회의와 다른 업무가 가득하다면 결국 목요일 저녁이나 금요일 아침에 급하게 작성하게 될 수 있습니다.
따라서 중요한 업무는 마감일뿐 아니라 실제로 작업할 시간도 일정에 확보하는 것이 좋습니다.
예를 들어
화요일 오전 10시~12시 – 월간 보고서 초안 작성
처럼 일정에 넣을 수 있습니다.
집중이 필요한 업무라면 가능한 한 회의가 적거나 방해를 덜 받는 시간대를 활용하는 것도 방법입니다.
일정을 관리한다는 것은 단순히 언제까지를 기록하는 것이 아니라 그 일을 언제 할 것인지까지 결정하는 것입니다.
일정이 바뀌면 관련 업무도 함께 수정한다
업무를 진행하다 보면 마감일이 변경되거나 회의 일정이 미뤄질 수 있습니다.
이때 최종 일정 하나만 변경하면 연결된 중간 일정이 그대로 남아 혼란이 생길 수 있습니다.
예를 들어 최종 보고일이 9월 10일에서 9월 15일로 변경되었다면 자료 요청일, 초안 작성일, 검토일도 다시 확인해야 합니다.
반대로 최종 일정이 앞당겨졌다면 더욱 빠르게 조정해야 합니다.
일정이 변경될 때는
최종 마감일
중간 일정
다른 사람에게 요청한 기한
회의 또는 검토 일정
을 함께 확인하는 것이 좋습니다.
일정 변경은 날짜 하나를 고치는 것이 아니라 관련된 업무 흐름 전체를 다시 확인하는 과정이라고 생각하면 됩니다.
반복되는 업무는 정기 일정으로 등록한다
매주 또는 매월 반복되는 업무라면 매번 새로 일정을 입력하지 않아도 됩니다.
예를 들어
매월 1일 – 실적자료 요청
매월 5일 – 월간보고서 작성
매월 말일 – 정기 점검
처럼 일정이 반복된다면 캘린더의 반복 일정 기능을 활용할 수 있습니다.
정기 일정을 미리 등록하면 해당 업무 자체를 잊는 것을 줄일 수 있습니다.
다만 공휴일이나 월별 업무 일정에 따라 처리일이 달라질 수 있다면 매월 초 실제 일정을 다시 확인하는 것이 좋습니다.
반복 일정은 업무가 있다는 사실을 기억하기 위한 장치로 활용하고 실제 마감일은 필요에 따라 조정합니다.
일정에는 업무 이름을 구체적으로 적는다
일정표에
보고서
회의
자료
처럼 짧게만 적으면 시간이 지난 뒤 무엇을 의미하는지 알기 어려울 수 있습니다.
가능하면 일정 이름만 보고도 어떤 업무인지 알 수 있도록 작성합니다.
예를 들어
월간 실적보고서 초안 작성
A프로젝트 부서별 자료 제출기한
9월 정기회의 자료 검토
처럼 적을 수 있습니다.
다른 사람과 함께 사용하는 캘린더라면 더욱 명확한 이름을 사용하는 것이 좋습니다.
필요하다면 일정의 메모란에 관련 파일의 위치나 요청사항을 함께 적어두는 방법도 있습니다.
하루 시작과 퇴근 전에 일정을 확인한다
일정관리 도구를 잘 만들어두어도 실제로 확인하지 않으면 의미가 없습니다.
하루 업무를 시작할 때 오늘의 일정과 가까운 마감일을 간단히 확인하는 습관을 들이는 것이 좋습니다.
예를 들어 출근 후 다음 세 가지를 확인합니다.
오늘 반드시 끝내야 하는 업무는 무엇인가?
이번 주 안에 마감되는 업무는 무엇인가?
다른 사람에게 미리 요청해야 하는 업무는 없는가?
퇴근 전에는 오늘 완료하지 못한 업무와 다음 날 일정을 확인합니다.
완료하지 못한 업무가 있다면 무조건 다음 날로 넘기기보다 전체 일정에 어떤 영향을 주는지도 살펴봅니다.
이렇게 하루의 시작과 끝에 짧게 일정을 확인하면 마감 직전에 업무를 발견하는 일을 줄일 수 있습니다.
모든 일정을 촘촘하게 채우지 않는다
일정을 꼼꼼하게 관리하려고 하루의 모든 시간을 업무로 채우는 경우가 있습니다.
하지만 실제 직장생활에서는 예상하지 못한 업무가 계속 발생합니다.
갑작스러운 회의가 생길 수도 있고 긴급한 요청을 받을 수도 있습니다.
따라서 하루 업무시간 전체를 미리 계획하기보다 어느 정도 여유를 남겨두는 것이 좋습니다.
예를 들어 8시간의 업무시간 중 8시간을 모두 계획된 업무로 채우면 30분짜리 긴급업무 하나만 발생해도 전체 일정이 밀리기 시작합니다.
반면 일정에 어느 정도 여유가 있다면 예상하지 못한 업무에도 대응하기 쉽습니다.
좋은 일정은 빈틈없이 꽉 찬 일정이 아니라 예상하지 못한 변화가 생겨도 중요한 마감일을 지킬 수 있는 일정입니다.
업무 일정 관리는 마감일을 기억하는 것에서 끝나지 않는다
업무 일정 관리의 목적은 모든 날짜를 빼곡하게 기록하는 것이 아닙니다.
중요한 것은 마감일에 맞춰 업무가 실제로 완료될 수 있도록 필요한 과정을 미리 배치하는 것입니다.
업무가 생기면 바로 기한을 기록하고, 최종 마감일부터 필요한 작업을 거꾸로 계산합니다.
규모가 큰 업무는 중간 일정을 만들고, 다른 사람의 자료나 검토가 필요하다면 그 시간도 함께 고려합니다.
중요한 업무는 실제 마감일보다 조금 앞선 내부 마감일을 정하고, 일정에 업무를 수행할 시간도 확보합니다.
그리고 일정이 변경되었다면 연결된 업무도 함께 수정합니다.
업무 일정 관리를 시작할 때 복잡한 시스템부터 만들 필요는 없습니다.
먼저 다음 세 가지부터 적용해볼 수 있습니다.
업무를 받는 순간 마감일 기록하기
마감일부터 거꾸로 필요한 일정 계산하기
하루 시작과 퇴근 전에 일정 확인하기
이 세 가지가 습관이 되면 여러 업무를 동시에 처리해야 하는 상황에서도 무엇을 언제 해야 하는지 파악하기 쉬워집니다.
결국 좋은 업무 일정 관리는 바쁜 일정을 모두 기억하는 능력이 아닙니다.
중요한 업무가 마감 직전에 급한 일이 되지 않도록 미리 준비하는 습관입니다.
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