직장생활을 하다 보면 하루 종일 바쁘게 일했는데도 퇴근할 때가 되면 정작 중요한 업무가 남아 있는 경우가 있습니다.
이메일에 답하고, 전화를 받고, 자료를 확인하고, 중간에 요청받은 업무까지 처리하다 보면 시간은 빠르게 지나갑니다. 그렇다고 모든 업무를 더 빠르게 처리하는 것만으로 시간 문제가 해결되는 것은 아닙니다.
직장인의 시간관리에서 중요한 것은 주어진 업무시간을 빈틈없이 채우는 것이 아니라 중요한 업무에 필요한 시간을 확보하고 불필요하게 소비되는 시간을 줄이는 것입니다.
특히 여러 업무를 동시에 담당한다면 무엇을 할 것인지뿐만 아니라 언제 할 것인지를 정하는 습관이 필요합니다.
이번 글에서는 복잡한 시간관리 도구를 사용하지 않고도 실제 직장생활에서 적용할 수 있는 직장인 시간관리 방법 8가지를 알아보겠습니다.
1. 하루 업무를 시작하기 전에 할 일을 확인한다
출근하면 가장 먼저 이메일이나 메신저부터 확인하는 경우가 많습니다.
물론 긴급한 업무가 있는지 확인할 필요는 있지만, 새로운 요청부터 계속 처리하다 보면 원래 오늘 해야 했던 업무가 뒤로 밀릴 수 있습니다.
따라서 본격적으로 업무를 시작하기 전에 오늘 해야 할 일을 한 번 확인하는 것이 좋습니다.
예를 들어 다음과 같이 적어볼 수 있습니다.
오늘 할 일
- 오후 회의자료 작성
- 월간 실적 검토
- 거래처 이메일 회신
- 팀장 요청자료 작성
- 다음 주 일정 확인
그다음 오늘 반드시 끝내야 하는 핵심 업무를 2~3개 정도 정합니다.
예를 들어 오후 2시에 중요한 회의가 있다면 회의자료 작성이 우선순위가 될 수 있습니다.
하루의 시작에 5분 정도만 사용해도 오늘 어디에 시간을 가장 많이 써야 하는지 판단하기 쉬워집니다.
2. 중요한 업무를 할 시간을 먼저 확보한다
해야 할 업무의 우선순위를 정했다면 다음 단계는 실제 시간을 확보하는 것입니다.
오늘 보고서를 작성해야지라고 생각하는 것과
오전 9시 30분부터 11시까지 보고서 초안을 작성한다
라고 정하는 것은 차이가 있습니다.
중요한 업무에 사용할 시간을 미리 정하지 않으면 이메일이나 갑작스러운 요청을 처리하다가 하루가 지나갈 수 있기 때문입니다.
특히 보고서 작성, 자료 분석, 기획처럼 집중이 필요한 업무는 일정한 시간을 따로 확보하는 것이 좋습니다.
예를 들어
09:30~11:00 월간 보고서 작성
14:00~15:00 실적자료 검토
처럼 정할 수 있습니다.
모든 일정을 분 단위로 계획할 필요는 없습니다. 중요한 업무 몇 가지에 대해서만 언제 시작할지 정해두는 것으로도 충분합니다.
3. 비슷한 업무는 가능한 범위에서 모아서 처리한다
업무 중에는 이메일 확인, 전화 회신, 자료입력, 결재 확인처럼 짧게 끝나는 일이 많습니다.
이런 업무가 발생할 때마다 하던 일을 멈추고 처리하면 생각보다 많은 시간이 소비될 수 있습니다.
예를 들어 보고서를 작성하다 이메일을 확인하고, 다시 보고서를 쓰다가 메신저에 답하고, 잠시 후 다시 이메일을 확인하는 식입니다.
업무 자체에는 몇 분밖에 걸리지 않더라도 하던 일로 다시 집중하는 데 시간이 필요합니다.
따라서 즉시 대응해야 하는 업무가 아니라면 비슷한 업무를 일정 시간에 모아서 처리하는 방법을 사용할 수 있습니다.
예를 들어
오전 업무 시작 후 이메일 확인
점심시간 전 회신 업무 처리
오후 일정 확인
처럼 자신에게 맞는 기준을 정할 수 있습니다.
다만 조직이나 담당업무 특성상 즉시 대응이 필요한 이메일이나 연락이 많다면 무조건 시간을 정해 확인하기보다 업무 상황에 맞게 적용하는 것이 좋습니다.
4. 집중이 필요한 업무를 할 때는 업무 전환을 줄인다
한 번에 여러 일을 하면 시간을 절약할 수 있을 것 같지만 실제로는 업무를 계속 바꾸는 과정에서 집중력이 떨어질 수 있습니다.
예를 들어 엑셀 자료를 검토하면서 이메일에 답하고 다시 숫자를 확인하면 어디까지 검토했는지 다시 찾아야 할 수 있습니다.
보고서를 작성하면서 계속 메신저를 확인하는 경우도 마찬가지입니다.
따라서 집중이 필요한 업무를 할 때는 가능한 범위에서 한 가지 업무에 집중하는 시간을 만들어보는 것이 좋습니다.
예를 들어 50분 동안 보고서 작성에 집중한 뒤 10분 정도 이메일과 메신저를 확인하는 식으로 자신에게 맞는 기준을 만들 수 있습니다.
중요한 것은 반드시 50분이어야 한다는 것이 아닙니다.
업무의 성격과 자신의 집중시간에 따라 30분이나 1시간 등으로 조정하면 됩니다.
시간관리의 핵심은 오랜 시간 앉아 있는 것이 아니라 집중해야 하는 업무에 실제로 집중한 시간을 확보하는 것입니다.
5. 반복되는 업무는 매번 처음부터 하지 않는다
직장인의 업무 중에는 매일, 매주 또는 매월 반복되는 일이 많습니다.
예를 들어 월간 실적자료 작성, 정기회의 준비, 비용 확인, 자료 취합 등이 있습니다.
이런 업무를 할 때마다 순서를 새로 생각하면 불필요하게 시간이 걸립니다.
반복업무라면 처리 순서를 정해두는 것이 좋습니다.
예를 들어 월간 보고업무를 다음과 같이 정할 수 있습니다.
① 부서별 자료 요청
② 회신자료 취합
③ 누락자료 확인
④ 전월 자료와 비교
⑤ 보고서 작성
⑥ 숫자 확인
⑦ 최종 제출
다음 달에는 같은 순서대로 업무를 진행하면 됩니다.
반복업무가 많다면 체크리스트를 만들어두는 것도 좋은 방법입니다.
업무를 시작할 때마다 무엇을 해야 하는지 생각하는 시간을 줄이고 빠뜨리는 절차도 줄일 수 있기 때문입니다.
6. 엑셀이나 프로그램으로 줄일 수 있는 반복작업을 찾는다
시간관리는 단순히 일정을 잘 짜는 것만을 의미하지 않습니다.
매번 반복하고 있는 작업 자체를 줄이는 것도 중요한 시간관리 방법입니다.
예를 들어 매월 수백 건의 자료에서 특정 부서의 데이터만 눈으로 찾아보고 있다면 엑셀의 필터 기능을 사용할 수 있습니다.
숫자를 계산기로 하나씩 더하고 있다면 SUM 함수를 사용할 수 있고, 특정 조건에 해당하는 데이터의 개수를 직접 세고 있다면 COUNTIF 같은 함수를 활용할 수도 있습니다.
한 번에 절약되는 시간이 5분밖에 되지 않더라도 매일 또는 매월 반복되는 업무라면 장기적으로는 차이가 커집니다.
따라서 업무 중
왜 이 작업을 매번 직접 하고 있지?
라는 생각이 드는 일이 있다면 더 간단한 방법이 없는지 살펴보는 것이 좋습니다.
특히 반복적인 자료 정리와 계산 업무는 작은 기능 하나를 익히는 것만으로도 처리시간을 줄일 수 있습니다.
7. 예상시간과 실제 소요시간을 비교한다
시간관리 계획이 자꾸 어긋나는 이유 중 하나는 업무에 필요한 시간을 정확하게 알지 못하기 때문입니다.
예를 들어 보고서 작성에 1시간이면 충분할 것이라고 생각했는데 실제로는 자료 취합과 검토까지 포함해 3시간이 걸릴 수 있습니다.
이런 일이 반복된다면 계획을 세우는 방법을 바꿔야 합니다.
반복되는 주요 업무 몇 가지에 대해서는 예상시간과 실제 소요시간을 비교해보는 것이 좋습니다.
예를 들어
예상: 월간 보고서 작성 1시간 30분
실제: 2시간 20분
이라고 기록할 수 있습니다.
왜 차이가 발생했는지도 간단히 생각해봅니다.
자료 취합이 늦었는지, 숫자를 다시 확인하는 데 시간이 오래 걸렸는지, 중간에 다른 업무가 들어왔는지 확인합니다.
몇 번 반복하면 자신의 업무에 실제로 필요한 시간을 조금씩 파악할 수 있습니다.
다음 일정을 세울 때도 보다 현실적인 시간을 확보할 수 있습니다.
8. 퇴근 전 5분 동안 다음 날 업무를 정리한다
시간관리는 아침에만 하는 것이 아닙니다.
퇴근하기 전에 오늘 완료한 업무와 남아 있는 업무를 짧게 확인하면 다음 날 업무를 시작하기가 훨씬 편해집니다.
예를 들어 퇴근 전에 다음 세 가지를 확인합니다.
오늘 완료한 업무는 무엇인가?
끝내지 못해 내일 이어서 해야 하는 업무는 무엇인가?
내일 가장 먼저 해야 할 업무는 무엇인가?
특히 진행 중인 업무라면 어디까지 했는지 간단하게 적어두는 것도 좋습니다.
예를 들어
월간 보고서 – 실적표 작성 완료, 내일 증감원인 확인부터 시작
이라고 남겨두면 다음 날 다시 파일을 열었을 때 어디서부터 시작해야 하는지 고민할 필요가 없습니다.
5분 정도의 짧은 정리지만 업무의 흐름이 다음 날까지 자연스럽게 이어지는 효과가 있습니다.
직장인 시간관리에서 피하면 좋은 습관
시간관리 방법을 새로 만드는 것만큼 기존의 비효율적인 습관을 줄이는 것도 중요합니다.
대표적인 것이 모든 업무를 즉시 처리하려는 습관입니다.
새로운 이메일이 도착할 때마다 하던 일을 멈추고 답하거나 작은 요청이 들어올 때마다 즉시 처리하면 중요한 업무에 집중할 시간이 부족해질 수 있습니다.
또 하나는 하루 계획을 지나치게 빽빽하게 만드는 것입니다.
예상하지 못한 업무가 거의 발생하지 않는 날도 있지만 직장에서는 갑작스러운 요청이나 수정사항이 생기는 경우가 많습니다.
하루 8시간을 정확하게 8시간 분량의 업무로 채워놓으면 30분짜리 긴급업무 하나만 발생해도 나머지 일정이 모두 밀릴 수 있습니다.
따라서 계획에는 어느 정도 여유를 두는 것이 좋습니다.
마지막으로 피해야 할 것은 끝내지 못한 업무를 계속 머릿속으로만 기억하는 것입니다.
해야 할 일을 기록해두지 않으면 업무 자체보다 무언가 잊어버린 것은 없을까를 계속 신경 쓰게 될 수 있습니다.
업무를 한곳에 기록하고 완료한 항목을 확인하는 간단한 습관만으로도 관리가 쉬워집니다.
직장인 시간관리의 목적은 더 많은 일을 하는 것이 아니다
시간관리를 잘한다고 해서 하루에 가능한 한 많은 일을 해야 하는 것은 아닙니다.
중요한 것은 주어진 시간 안에서 중요한 업무를 안정적으로 완료하는 것입니다.
이를 위해서는 먼저 해야 할 업무를 확인하고, 중요한 업무에 필요한 시간을 확보한 뒤, 비슷한 업무는 가능한 범위에서 모아서 처리하는 것이 좋습니다.
반복되는 업무는 절차를 정리하고 엑셀이나 프로그램을 활용해 불필요한 작업을 줄일 수도 있습니다.
그리고 예상시간과 실제시간을 비교하다 보면 자신에게 맞는 업무계획을 세우는 능력도 조금씩 좋아집니다.
처음부터 완벽한 시간관리 방법을 만들 필요는 없습니다.
우선 아침 5분 동안 오늘의 핵심 업무를 정하고, 퇴근 전 5분 동안 다음 날 할 일을 확인하는 것부터 시작해도 충분합니다.
작은 습관을 반복하면서 자신에게 불필요한 업무시간이 어디에서 발생하는지 하나씩 찾아 줄여나가는 것이 현실적인 방법입니다.
결국 직장인의 시간관리에서 가장 중요한 것은 시간을 빈틈없이 사용하는 것이 아닙니다.
내가 사용할 수 있는 시간을 중요한 업무에 먼저 배분하는 것입니다.
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