직장에서는 혼자서 처음부터 끝까지 처리할 수 있는 업무보다 여러 사람과 함께 해야 하는 업무가 많습니다.
보고서를 작성하기 위해 다른 부서에서 자료를 받아야 할 수도 있고, 하나의 프로젝트를 여러 부서가 역할을 나눠 진행하기도 합니다. 내가 작성한 자료를 다른 사람이 검토하고 그 결과를 다시 다음 담당자에게 전달하는 업무도 있습니다.
이런 협업 업무가 어려운 이유는 각자의 업무 능력 때문만은 아닙니다.
누가 이 일을 하는지 몰랐다.
오늘까지 필요한 자료인 줄 몰랐다.
상대방이 처리한 줄 알았다.
수정된 내용이 공유되지 않았다.
처럼 역할이나 일정, 정보가 제대로 공유되지 않아 문제가 생기는 경우가 많습니다.
협업을 잘한다는 것은 모든 사람과 항상 의견이 잘 맞는다는 의미가 아닙니다.
각자가 무엇을 언제까지 해야 하는지 알고, 필요한 정보를 제때 공유하면서 하나의 결과를 만들어가는 것이 중요합니다.
이번 글에서는 다른 사람이나 다른 부서와 함께 일할 때 업무 혼선을 줄일 수 있는 직장인의 실무적인 협업 방법을 알아보겠습니다.
협업을 시작할 때 결과물부터 확인한다
여러 사람이 함께 업무를 시작할 때 바로 역할을 나누기보다 먼저 확인하면 좋은 것이 있습니다.
이번 업무를 통해 최종적으로 무엇을 만들어야 하는가입니다.
예를 들어
다음 달 사업계획 준비
라고만 하면 사람마다 생각하는 업무 범위가 다를 수 있습니다.
누군가는 사업계획서를 작성하는 것으로 생각하고, 다른 사람은 예산자료까지 준비해야 한다고 생각할 수 있습니다.
따라서 가능하면 결과물을 구체적으로 확인합니다.
사업계획서 최종본 작성
부서별 예산자료 취합
회의용 발표자료 완성
처럼 무엇이 완료되어야 업무가 끝나는지 정합니다.
최종 결과가 명확해야 필요한 업무를 나누기도 쉬워집니다.
누가 무엇을 할지 명확하게 정한다
협업에서 자주 발생하는 문제가 담당자가 명확하지 않은 업무입니다.
회의에서
이 자료는 한번 확인해보죠.
라고 이야기하고 넘어갔는데 누가 확인할지는 정하지 않았다고 생각해보겠습니다.
회의에 참석한 사람들은 각각 다른 사람이 할 것이라고 생각할 수 있습니다.
결국 다음 회의에서 아무도 확인하지 않았다는 사실을 알게 됩니다.
따라서 협업 업무에서는 가능한 한
업무 + 담당자 + 기한
을 함께 정하는 것이 좋습니다.
예를 들어
매출자료 확인 – 김○○ – 9월 5일까지
계약조건 검토 – 박○○ – 9월 6일까지
처럼 정할 수 있습니다.
특히 여러 부서가 함께하는 업무라면 재무팀에서 확인처럼 부서명만 정하기보다 실제 담당자가 누구인지 확인하는 것이 좋습니다.
역할이 겹치는 부분도 미리 확인한다
담당자를 정했더라도 업무 범위가 서로 겹칠 수 있습니다.
예를 들어 A부서는 실적자료를 만들고 B부서는 보고서를 작성하기로 했는데, 실적자료에 대한 분석을 어느 부서에서 해야 하는지는 정하지 않았을 수 있습니다.
그러면 양쪽에서 같은 작업을 하거나 반대로 아무도 하지 않을 수 있습니다.
따라서 역할을 나눌 때는
내 업무가 어디까지인지
뿐 아니라
다음 사람에게 무엇을 넘겨줘야 하는지
까지 생각하는 것이 좋습니다.
예를 들어
A부서: 원자료 취합 및 숫자 검증
B부서: A부서 확정자료를 기준으로 보고서 작성
처럼 업무의 연결 지점을 정할 수 있습니다.
이렇게 하면 같은 자료를 두 부서가 각각 다시 확인하거나 수정하는 일을 줄일 수 있습니다.
요청사항은 구체적으로 전달한다
협업에서는 다른 사람에게 자료나 업무를 요청해야 하는 경우가 많습니다.
이때
“지난번 자료 부탁드립니다.”
처럼 요청하면 상대방이 어떤 자료를 말하는지 다시 확인해야 할 수 있습니다.
가능하면 요청할 때 다음 내용을 포함합니다.
무엇이 필요한가
어떤 기준으로 작성해야 하는가
언제까지 필요한가
어디에 사용할 것인가
예를 들어
“9월 경영회의 자료 작성을 위해 8월 말 기준 부서별 실적을 9월 3일 오후 3시까지 부탁드립니다.”
처럼 전달하면 상대방도 무엇을 언제까지 준비해야 하는지 알기 쉽습니다.
필요한 양식이 있다면 처음 요청할 때 함께 전달하는 것도 좋습니다.
상대방에게 필요한 시간을 고려한다
내 업무 마감일과 상대방에게 요청하는 날짜가 같으면 문제가 생길 수 있습니다.
예를 들어 금요일 오전까지 보고서를 제출해야 하는데 목요일 오후에 다른 부서에 필요한 자료를 요청한다면 상대방에게 충분한 시간이 없을 수 있습니다.
자료를 받은 뒤 내가 검토하고 수정해야 하는 시간도 필요합니다.
따라서 협업 일정은 최종 마감일부터 거꾸로 생각하는 것이 좋습니다.
금요일 – 최종 보고서 제출
목요일 – 최종 검토 및 수정
수요일 – 부서별 자료 취합 완료
월요일 – 관련 부서 자료 요청
처럼 일정을 잡을 수 있습니다.
특히 여러 부서의 자료가 필요한 업무는 하나의 자료가 늦어져도 전체 일정이 밀릴 수 있으므로 여유를 두고 요청하는 것이 좋습니다.
진행상황은 문제가 생기기 전에 공유한다
협업 업무가 계획대로 진행되고 있다면 매일 진행상황을 보고할 필요는 없습니다.
하지만 일정에 영향을 줄 수 있는 문제가 발생했다면 가능한 한 빨리 공유하는 것이 좋습니다.
예를 들어 수요일까지 자료를 전달하기로 했는데 확인 과정에서 오류가 발견되어 금요일에야 전달할 수 있다고 생각해보겠습니다.
금요일이 되어
자료가 늦어졌습니다.
라고 알리는 것보다 문제가 발생한 시점에 알려주는 편이 좋습니다.
그러면 상대방도 자신의 일정을 조정하거나 다른 방법을 찾을 수 있습니다.
진행상황을 공유할 때는 다음 정도면 충분합니다.
현재 어디까지 진행되었는가
어떤 문제가 발생했는가
일정에 어떤 영향이 있는가
언제까지 처리할 수 있는가
협업에서 중요한 것은 모든 과정을 공유하는 것이 아니라 상대방의 다음 업무에 영향을 주는 정보를 제때 전달하는 것입니다.
변경된 내용은 관련된 사람에게 함께 알린다
여러 사람이 함께 일하면 업무 중간에 내용이 변경될 수 있습니다.
제출일이 바뀌거나 보고서 양식이 변경될 수도 있고, 처음 결정했던 숫자가 수정될 수도 있습니다.
문제는 변경사항을 일부 사람만 알고 있을 때 발생합니다.
예를 들어 담당자 두 명이 전화로 일정을 변경했는데 다른 참여자에게 공유하지 않으면 누군가는 이전 일정을 기준으로 계속 업무를 진행할 수 있습니다.
중요한 내용이 변경되었다면
무엇이 변경되었는지
기존 내용과 어떻게 다른지
언제부터 적용되는지
를 관련된 사람에게 함께 공유하는 것이 좋습니다.
특히 숫자, 일정, 담당자, 최종 양식처럼 다른 사람의 업무에 직접 영향을 주는 변경사항은 빠르게 전달합니다.
협업 파일은 기준이 되는 자료를 명확하게 한다
여러 사람이 하나의 자료를 수정하다 보면 파일이 여러 개 생길 수 있습니다.
A가 수정한 파일, B가 수정한 파일, 이메일로 전달받은 파일이 각각 다르면 어떤 자료가 최신인지 혼란스러워집니다.
가능하다면 공용 폴더나 공동편집이 가능한 문서를 활용해 기준이 되는 파일을 하나로 정하는 것이 좋습니다.
별도의 파일을 주고받아야 한다면 최소한
어떤 파일을 기준으로 수정해야 하는지
누가 최종 취합하는지
를 명확하게 정합니다.
또 최종본이 확정되었다면 이전 작업파일과 구분하여 보관합니다.
협업에서는 내가 가지고 있는 파일이 최신인지보다 모든 사람이 같은 기준의 자료를 보고 있는지가 더 중요합니다.
의견이 다를 때는 목적과 기준으로 돌아간다
협업을 하다 보면 서로 다른 의견이 나오는 것은 자연스럽습니다.
한 사람은 보고서를 자세하게 작성해야 한다고 생각하고 다른 사람은 핵심 내용만 넣어야 한다고 생각할 수 있습니다.
이때
제 방식이 더 좋습니다.
라는 식으로 접근하면 의견 차이가 개인 간 갈등으로 이어질 수 있습니다.
대신 업무의 목적과 판단 기준으로 돌아가는 것이 좋습니다.
예를 들어 경영진에게 5분 동안 보고할 자료라면 무엇이 더 적합한지를 기준으로 판단할 수 있습니다.
비용과 관련된 선택이라면 예산, 효과, 일정 등의 기준을 정해 비교할 수 있습니다.
즉,
누구의 의견이 맞는가
보다
이번 업무의 목적에 어떤 방법이 더 적합한가
를 기준으로 논의하는 것입니다.
결정이 나지 않는 문제는 결정할 사람을 확인한다
협업 중에는 실무자끼리 의견을 나눠도 결론을 내리기 어려운 문제가 있습니다.
예산을 추가할지, 사업 일정을 변경할지처럼 권한이 필요한 의사결정이 대표적입니다.
이런 문제를 실무자끼리 계속 논의하면 시간만 길어질 수 있습니다.
따라서
우리가 결정할 수 있는 문제인가?
를 확인할 필요가 있습니다.
상위 책임자의 판단이 필요하다면 선택 가능한 방안과 각각의 장단점을 정리해 결정할 사람에게 보고하는 것이 효율적입니다.
협업을 잘한다는 것은 모든 문제를 참여자끼리 해결하는 것이 아니라 필요한 사람이 적절한 시점에 결정할 수 있도록 정보를 정리하는 것도 포함합니다.
회의에서 결정된 내용은 기록으로 남긴다
회의에서 모두가 합의했더라도 시간이 지나면 기억이 달라질 수 있습니다.
그때 금요일까지 하기로 하지 않았나요?
아니요, 다음 주라고 들었습니다.
같은 상황이 생길 수 있습니다.
따라서 중요한 결정사항은 간단하게라도 기록해두는 것이 좋습니다.
예를 들어 회의가 끝난 뒤 다음과 같이 정리할 수 있습니다.
결정사항: A안으로 추진
자료 담당: 기획팀
검토 담당: 재무팀
자료 제출: 9월 5일까지
최종보고: 9월 8일
회의 내용을 모두 받아 적을 필요는 없습니다.
결정된 내용, 담당자, 기한을 중심으로 기록하면 됩니다.
회신이 없다고 무조건 기다리지만 않는다
다른 부서에 자료를 요청한 뒤 회신을 기다리는 것도 협업의 일부입니다.
하지만 기한이 가까워지고 있는데 아무 연락 없이 계속 기다리면 전체 일정이 늦어질 수 있습니다.
필요하다면 기한 전에 한 번 확인합니다.
예를 들어
“내일 오후가 자료 제출기한이라 진행상황 확인드립니다. 일정상 어려운 부분이 있으면 말씀 부탁드립니다.”
처럼 확인할 수 있습니다.
중요한 것은 상대방을 재촉하는 것 자체가 아니라 전체 일정에 문제가 생기기 전에 현재 상황을 확인하는 것입니다.
상대방이 기한을 맞추기 어렵다고 한다면 그 시점에 일정을 조정하거나 다른 방법을 검토할 수 있습니다.
상대방의 업무방식도 어느 정도 이해한다
부서가 다르면 중요하게 생각하는 기준도 다를 수 있습니다.
재무부서는 숫자의 정확성과 증빙을 중요하게 생각할 수 있고, 사업부서는 실제 사업 일정이나 현장 상황을 더 중요하게 볼 수 있습니다.
이런 차이를 이해하지 못하면
왜 이렇게 복잡한 자료를 요구하지?
왜 이 정도도 빨리 안 해주지?
라고 생각하기 쉽습니다.
하지만 상대방이 왜 그 정보를 필요로 하는지 알면 협업 방법을 조정하기 쉬워집니다.
상대방의 모든 업무를 자세히 알 필요는 없습니다.
내가 전달하는 자료가 상대방의 어떤 업무에 사용되는지 정도를 이해하는 것만으로도 요청사항을 더 정확하게 맞출 수 있습니다.
문제가 생겼을 때 사람보다 해결해야 할 일을 본다
협업 중 문제가 발생하면 원인을 확인해야 합니다.
하지만
“○○부서가 자료를 늦게 줘서 문제가 생겼습니다.”
처럼 사람이나 부서를 중심으로 이야기하면 갈등이 커질 수 있습니다.
가능하면 현재 해결해야 하는 문제를 중심으로 접근합니다.
예를 들어
“현재 A자료가 미확정이라 최종 보고서 작성이 하루 정도 지연될 가능성이 있습니다. 오늘 오후까지 자료를 확정할 수 있는지 먼저 확인하겠습니다.”
처럼 이야기할 수 있습니다.
원인을 분석하는 것과 책임을 따지는 것은 별개의 문제입니다.
우선 업무가 정상적으로 진행될 수 있는 방법을 찾고, 반복되는 문제가 있다면 이후에 업무 절차를 개선하는 것이 좋습니다.
협업이 끝나면 남은 일을 확인한다
회의가 끝났거나 결과물이 완성되었다고 해서 협업 업무가 모두 종료된 것은 아닐 수 있습니다.
후속 조치가 남아 있을 수 있기 때문입니다.
마지막에는 다음 내용을 확인합니다.
최종 결과물이 필요한 사람에게 전달되었는가
남아 있는 후속 업무가 있는가
담당자와 기한이 정해졌는가
최종 파일이 정리되었는가
추가로 공유해야 할 사람이 있는가
특히 회의에서 새로운 업무가 결정되었다면 담당자와 기한을 다시 확인하는 것이 좋습니다.
협업을 잘하는 사람은 모든 일을 대신해주는 사람이 아니다
직장에서 협업을 잘한다고 하면 다른 사람의 부탁을 잘 들어주거나 항상 친절하게 도와주는 모습을 떠올릴 수 있습니다.
물론 서로 돕는 태도는 중요합니다.
하지만 업무에서의 협업은 그것만으로 충분하지 않습니다.
역할이 불분명하면 누락이 생기고, 요청사항이 모호하면 다시 확인해야 합니다. 일정이 공유되지 않으면 서로 다른 마감일을 생각할 수 있고, 변경사항이 전달되지 않으면 이전 자료를 기준으로 업무를 계속할 수도 있습니다.
따라서 협업을 시작할 때는 먼저 무엇을 만들어야 하는지 확인합니다.
그다음 누가, 무엇을, 언제까지 할지 정합니다.
업무가 진행되는 동안 상대방의 다음 업무에 영향을 주는 문제가 생기면 미리 공유하고, 중요한 변경사항과 결정사항은 기록으로 남깁니다.
의견이 다를 때는 사람보다 업무 목적과 판단 기준을 중심으로 논의합니다.
그리고 업무가 끝날 때는 결과물뿐 아니라 남은 후속 업무까지 확인합니다.
결국 좋은 협업은 모든 사람이 똑같이 생각하는 상태가 아닙니다.
서로 다른 역할을 가진 사람들이 같은 목표와 일정, 정보를 공유하면서 자신의 역할을 정확하게 수행하는 것이 직장에서 필요한 협업의 핵심입니다.
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